À la recherche de l’harmonie professionnelle : Guide pour Établir une Relation Épanouissante avec Votre Assistant de Direction Indépendant
Lorsqu’il s’agit de recruter un assistant de direction indépendant, la clé du succès réside dans la création d’une collaboration harmonieuse. J’imagine très facilement que vous souhaitiez que la relation s’établisse sur la durée. Vous souhaiteriez aussi avoir confiance en votre assistant de direction. Comme tout dirigeant, vous avez besoin de cohésion, que votre assistante vous comprenne facilement, qu’elle puisse anticiper vos besoins mais surtout que vous n’ayez pas à former plusieurs freelances les uns après les autres. Bien au-delà d’exécutants de tâches administratives ou répétitives, les assistants peuvent devenir de réels piliers pour votre organisation.
C’est pour cela qu’établir une relation saine contribuera à l’efficacité et à la productivité de votre entreprise. Je vous propose quelques astuces pour cultiver une collaboration fructueuse avec votre assistant de direction indépendant et faire de votre partenariat une success story.
1. Une Communication Authentique pour une Collaboration Saine avec votre Assistant de direction Indépendant
La communication transparente est le pilier de toute collaboration réussie mais encore plus avec votre assistant de direction indépendant. Etablissez dès le début les bases de votre communication avec lui. Créez des canaux de communication ouverts dès le départ, favorisant un échange franc. La clarté sur les attentes mutuelles et les délais prévient toute confusion ultérieure.
Tout d’abord, pensez à prévoir du temps pour votre assistant dans votre semaine. Ouvrez-lui des temps d’échanges pour qu’il puisse comprendre vos demandes et exprimer ses questions, vous rapporter les informations obtenues, etc.
Beaucoup d’entreprises choisissent de travailler avec des assistants de direction freelance à distance. Cela peut parfaitement être votre cas. Il faudra donc établir dès le début les moyens de communiquer : téléphone, mail, courrier LR (on ne sait jamais !) ? Je pense qu’il est judicieux de ne pas choisir de multiplier les canaux. Si vous envoyez un sms, suivit d’une réponse par email, croisée avec un message WhatsApp, les informations risquent d’être perdues. Votre assistant pourrait rapidement se sentir dépassé par les moyens de communiquer plutôt que par les tâches à exécuter.
Quand il s’agit de travailler sur site, on peut penser que la communication se fait plus facilement et naturellement. C’est possible si votre environnement de travail permet les échanges mais ce n’est pas toujours aussi simple. Vous pouvez, lors de son arrivée, lui expliquer quelles sont vos manières de faire : êtes-vous adepte du bureau – porte ouverte ? Ou au contraire, préférez-vous établir des temps d’échanges spécifiques ?
Votre assistant devra pouvoir comprendre quels sont vos besoins de communication. Il devra aussi pouvoir vous dire quelles sont ses attentes pour que votre collaboration se déroule le plus sereinement possible.
2. Définir les Responsabilités et les Objectifs de votre Assistant Indépendant
Pour cultiver une collaboration fructueuse, un point crucial : assurez-vous que votre assistant de direction indépendant ait une vision claire de ses responsabilités et des objectifs de votre entreprise.
Pensez, lors de la phase de formation, à bien lui expliquer quels sont vos enjeux et ceux de votre société. Pour exemple : vous souhaitez vendre votre entreprise dans les 3 prochaines années. Vous avez donc besoin de commencer à passer la main dans les mois qui viennent. En connaissant vos objectifs, il sera capable d’adapter son travail. Il comprendra sa position au sein de cet objectif et ne sera pas démuni lors d’échanges sur le sujet.
Définir les missions
Il n’est pas toujours évident de définir les missions que votre assistante indépendante devra porté dans son quotidien. Vous ne savez pas exactement comment décrire toutes les tâches ou cela vous parait évident. Tous les dirigeants sont différents et ce que vous attendez de votre assistante peut être latéralement opposé à ce qui est attendu de lui sur un autre contrat. Je pense qu’il existe deux façons d’aborder la problématique des missions :
- Listez tout ce qu’elle pourra faire (ou faites-la faire par votre assistante actuelle) ;
- Proposez-lui d’expliquer tout simplement votre quotidien. Elle peut aussi suivre votre travail sur plusieurs jours pour qu’elle établisse les missions qui sont pertinentes pour votre quotidien.
Les listes de missions définies pour un assistant administratif ou une secrétaire sont souvent incomplètes, à moins que vous n’ayez des besoins très spécifiques. Par exemple, vous pourriez envisager de le solliciter uniquement pour la création de devis. Cependant, établir une liste exhaustive dès le départ vous évitera toute déception en cas de besoin urgent. En outre, une liste détaillée contribuera à la prévention des litiges, une réalité parfois incontournable dans ce domaine. Surtout, elle favorisera l’établissement d’une relation de confiance indispensable dans cette collaboration.
Je vous proposerais la semaine prochaine un article sur l’écriture d’une lettre de mission afin de créer une collaboration fructueuse avec votre assistant de direction indépendant.
3. Collaborer de manière fructueuse : Respecter des Délais Raisonnables
Je pense que l’une des clés d’une collaboration saine avec un assistant est sans aucun doute la définition des urgences. Évitez les écueils en établissant des délais réalistes. La transparence sur les priorités facilite l’organisation du travail et prévient les éventuels stress inutiles.
Bien sûr que votre assistant doit pouvoir comprendre si le mail qu’il vient de recevoir mérite de passer dans la top-liste ou s’il peut attendre quelques minutes avant d’être traité. Cependant, il peut être très facile de l’interrompre souvent avec de nouvelles demandes. De lui demander d’envoyer des messages plus tard dans la journée mais avant 18h le lendemain… Alors que, d’après votre définition de son temps de travail, il ne travaille pas pour vous le lendemain et qu’il lui reste 10 minutes avant de terminer sa journée. J’espère que vous avez lu la dernière phrase sans reprendre votre souffle.
Au début de votre collaboration, il sera important de lui signifier les choses qui sont importantes pour vous. Comment les traiter et quelles sont les tâches qui pourront être faites selon son appréciation. Il doit aussi compter sur une communication transparente afin de vous dire quand il fait face à trop d’urgences. A ce moment-là, vous devriez pouvoir échanger sur la manière de gérer : peut-il déléguer, décidez-vous de passer certains dossiers en secondaire ?
4. Une Ambiance Positive au Travail pour favoriser la collaboration avec votre assistant de direction indépendant
Cultiver une collaboration bénéfique au travail avec un assistant de direction indépendant ça passe aussi par cultivez un environnement de travail empreint de positivité et de motivation. Reconnaître les réalisations de votre assistant administratif. Lui fournir des retours constructifs et l’encourager dans son développement professionnel sont des éléments cruciaux pour fortifier la relation.
La reconnaissance des réussites, qu’elles soient grandes ou petites, crée un sentiment d’accomplissement et renforce la motivation de votre collaborateur. Les retours constructifs sont également essentiels. Au lieu de simplement souligner les erreurs, mettez l’accent sur les opportunités d’amélioration. Adoptez une approche constructive qui encourage l’apprentissage et la croissance. Ce type de communication favorise un environnement où les défis sont perçus comme des occasions d’évoluer plutôt que comme des échecs.
Encourager le développement professionnel de votre assistant administratif indépendant démontre un investissement dans sa carrière. Identifiez les domaines où il pourrait s’améliorer ou acquérir de nouvelles compétences, et soutenez son accès à des formations pertinentes. Cela montre que vous valorisez sa croissance professionnelle et que vous êtes prêt à investir dans son succès à long terme.
Pensez aussi à l’intégrer dans votre entreprise : bien qu’indépendant, il est très largement lié à la vie de votre entreprise. En facilitant les relations professionnelles entre lui et vos équipes, vous favoriserez son travail, faciliterez les échanges dont il a besoin pour vous soutenir et développer ses compétences à vos côts.
En favorisant ces pratiques, vous contribuez à créer une relation de travail positive et dynamique. Cela renforce la loyauté et l’engagement de votre assistant administratif. Ça crée également un environnement propice à la collaboration payante et à l’atteinte des objectifs communs.
5. Outils Collaboratifs pour une Productivité Maximale
Sujet invariable de nos entreprises des temps modernes, il existe des dizaines d’outils pour vous aider avec le quotidien. Ces outils peuvent faciliter le travail de votre assistant indépendant mais aussi celui de votre équipe en général.
Il est tout à fait possible que vous vous sentiez déconnecté de ces solutions, pas de panique. Je pense que tout bon assistant connait de nombreux outils et pourra vous conseiller ou vous expliquer ce dont il a besoin pour fonctionner de la meilleure manière qui soit. Parlez-lui en, expliquez-lui ce que vous appréciez, ce que vous aimez moins. Il pourra mettre en place des solutions qui correspondent à votre environnement.
Dans le cas où vous seriez un afficionado des derniers outils, pensez à prévoir une formation à vos outils pour votre assistant afin qu’il puisse prendre en main facilement ces technologies.
Je devrais faire un article sur les logiciels que j’aime en ce moment (oui cela change) mais pour en citer quelques uns qui m’aide ou m’ont aider :
- Trello : outil pour s’organiser selon la méthode SCRUM. Ce sont des post-it que l’on déplace pour suivre l’avancement de son projet. Trello peut s’utiliser en solo ou de manière collaborative ;
- Notion : une sorte de grand porte-document qui permet d’ajouter et d’organiser tout type de documents, sondages, images, etc.
- TogglTrack : une petit application qui permet de tracker le temps passer en fonction des tâches ou des projets ;
- Microsoft To-Do : pour créer des to-do listes, gérer les échéances, les répétitions [et accessoirement éviter de remplir son calendrier de rappels en tous genre] ;
- Slack : une plateforme de communication collaborative. Elle permet d’échanger messages, images, documents, etc.
6. Respect de la Vie Privée et des Horaires de Travail
Reconnaître et respecter les frontières professionnelles et personnelles est essentiel. Un jour, on m’a dit : « ok, tu es présente pour ta société de 7h30 à 21h, […] et donc, le jour où il arrivera une vraie situation d’urgence qui mérite ton attention entière… Comment feras-tu pour prendre la décision ? ». Qu’on soit dirigeant ou assistant, nos métiers ne sont pas des sprints mais des marathons. En privilégiant le repos, la déconnexion et la liberté de votre assistant, vous pourrez profiter chaque jour de son énergie renouvelée.
Afin de construire une collaboration fructueuse avec votre assistant de direction indépendant, pensez à définir dès le départ les horaires de travail. Cela n’empêchera pas sa flexibilité mais au quotidien, la pression sera allégée. Vous saurez aussi à quel moment compter sur lui.
Petite information utile : pensez à vérifier votre contrat (lettre de mission, conditions générales de prestation de service, etc.) pour connaitre les tarifs du freelance. Il est possible que des horaires soient indiquées et qu’il y ait des dépassement d’honoraires.
7. Rétroaction Régulière : Une Clé du Succès
Pour constituer une collaboration fructueuse avec votre assistant indépendant, le suivi est aussi important que la communication et la planification. Pensez à prévoir des réunions régulières pour discuter des progrès, des défis et des opportunités d’amélioration. Comme vous le feriez pour vos salariés pendant leur entretien annuel par exemple.
Bien qu’un assistant indépendant puisse être interprété comme extérieur à l’entreprise, il est un peu entre le salarié et le fournisseur. Vous n’avez pas le même contrat avec lui qu’un salarié mais son contrat n’est pas simplement celui d’un distributeur. Il va avoir accès à de nombreuses informations, il deviendra un pilier de votre travail quotidien. Pouvoir échanger sur son travail comme sur vos objectifs à venir est primordial.
Ouvrez la discussion avec des points réguliers, cela peut être tous les 6 mois comme tous les mois en fonction de votre besoin. Il sera sans doute nécessaire de le faire de manière plus régulière si votre assistant de direction est à distance. Ce serait d’ailleurs une bonne occasion pour un point sur site. Pensez qu’il s’agit d’avoir une discussion libre, ouverte et de confiance pour remettre à jour votre relation.
En Conclusion
Établir une relation saine avec votre assistant administratif indépendant demande du temps, de la compréhension et du respect mutuel. Le maitre mot dans cette relation est sans doute la communication. Avant, pendant et après. Comme dans toute relation me direz-vous… En investissant dans ces fondamentaux, vous créez une base solide pour une collaboration fructueuse, bénéfique tant pour votre entreprise que pour votre précieux collaborateur indépendant.
