Être entrepreneur c’est s’occuper de nombreuses tâches dans sa société. Des tâches du quotidien aux tâches stratégiques, la casquette de chef d’entreprise vous demande d’adhérer au multitasking. Il existe cependant 5 tâches que vous pouvez facilement déléguer à votre assistante de direction à distance.
En plus de vous alléger l’emploi du temps et de vous laisser le temps de prendre du temps sur les missions que vous aimez et qui apporteront une vraie valeur ajoutée à votre entreprise, une assistante de direction indépendante peut être un vrai bras droit pour votre avenir.
A distance ou dans vos bureaux, l’assistante de direction indépendante s’adaptera à vos besoins et vos contraintes métier.
1. Une assistante de direction à distance pour vous soulager de tous vos appels
Imaginez un téléphone qui ne sonne plus pour des appels qui ne sont pas votre priorité et sans valeur ajoutée pour votre journée ? C’est possible ! Il s’agit sans doute de la mission la plus souvent confiée à une assistante en freelance. Grâce à un numéro dédiée, elle peut prendre en charge tous les appels entrants de la société pour alléger votre quotidien. Elle aura alors un rôle d’interface et pourra vous renvoyer les informations pertinentes et uniquement les contacts dont vous avez besoin.
Choisissez un assistant indépendant qui ait une aisance relationnelle. Qui s’exprime clairement et qui possède une capacité à synthétiser tout en posant les bonnes questions à son interlocuteur.
2. Une assistante de direction à distance pour gérer vos boîtes mails et vos échanges sur les réseaux sociaux
Si je vous demandais combien de mails sont en statut « non lu » sur votre boîte mail… Il y a de très grande chance que vous m’indiquiez que vous ne savez pas et que vous voyez la bulle « +99 » qui s’affiche… Quelle tristesse pour notre planète. Mais aussi pour vous ! Combien sont des mails intéressants qui cachent des opportunités ou des réponses dont vous aviez besoin ?
Une petite heure par jour peut largement suffire au quotidien pour reprendre le dessus sur vos échanges mails et sur les réseaux sociaux. Dépiler tous vos mails, classer votre pile, répondre aux messages sur LinkedIn ou suivre votre Waalaxy. Votre assistant indépendant, souvent à distance dans toute la France, peut s’occuper de répondre rapidement et clairement aux mails. Il saura vous informer en parallèle des cas importants. Il pourra classer les informations mais aussi retrouver vos informations importantes en un clics. Enfin, il pourra adresser les cas complexes grâce à une compréhension de vos besoins accrue.
Optez pour un assistant de direction indépendant qui soit rigoureux, synthétique, avec une grande capacité d’analyse et de compréhension.
3. Une assistante administrative à distance pour créer vos documents, rapports, dossiers, etc.
Vous avez décroché la présentation dont vous aviez besoin pour votre prochain client… Par contre le temps vous manque pour la perfectionner. Il est tout à fait possible de déléguer ce travail ! Envoyez votre plan et vos idées, votre assistant indépendant pourra en faire une belle présentation grâce à ses outils.
Il en va de même pour de nombreux documents. Pensez à lui déléguer la création de :
- Documents de base (lettre d’avance de frais pour vos salariés par exemple),
- Rapports,
- Documents de suivi (un tableau de suivi de vos commandes client ou des créances par exemple).
N’hésitez pas à lui demander de vous créer les modèles dont vous avez besoin aussi. Modèles de lettres à en-tête, de mails pré-signés, d’offres commerciales ou encore présentations.
Petit point d’attention, votre assistant n’est pas juriste. Il n’est donc pas judicieux de lui demander de créer vos CGV ou vos documents juridiques…
Pour la création de vos documents, décider de travailler avec une assistante à distance perfectionniste. Une assistante qui maîtrise les outils dont vous souhaitez vous servir et qui possède un esprit pratique aigu.
4. Une assistante de direction à distance pour votre suivi commercial
Bien qu’elle ne soit pas commerciale ou business developer, votre assistante de direction à distance peut être une alliée dans vos relations commerciales. Point d’entrée de vos communications en entreprise (maintenant que vous lui avez délégué votre boîte mail et le numéro de téléphone d’entrée), elle peut être un vrai atout pour votre développement commercial.
Dans ce rôle, votre assistante saura renseigner les informations importantes concernant les prospects, rediriger la communication vers la personne en charge du sujet, suivre les échanges. Si celle-ci s’occupe de votre pré-comptabilité, elle aura sans doute en charge les échanges de facturation et de suivi de créances aussi. Elle devient un contact important, stable pour vos clients en cas de demande.
L’assistante de direction à distance parfaite sera accueillante, méthodique, possèdera une bonne mémoire en fonction du nombre de dossier à suivre et devra être en capacité de gérer l’interfaçage entre plusieurs parties-prenantes
5. Une assistante freelance à distance pour ajouter une pointe de communication
Rappelons-nous que l’assistante de direction est une véritable couteau-suisse pour l’entreprise. Elle apporte des compétences différentes en fonction de son parcours et de ses appétences. Actuellement, une compétence apprécié est celle de la communication digitale.
Entretenir la communication externe de votre société peut être complexe et fastidieux. Votre assistante de direction à distance peut intervenir à ce niveau. Il existe deux façons communes de procéder. Soit votre assistante va se charger d’orchestrer la coopération entre les différents acteurs (après les avoir sélectionnés par exemple) : webmaster, community manager, informaticien… Soit votre assistante va se charger elle-même de quelques actions de communication externe : publier régulièrement des posts sur les réseaux sociaux ou créer un article de blog sur votre site par exemple.
Attention, même si vous avez choisi un assistant de direction compétent en rédaction ou en création, ce n’est pas pour autant qu’il est expert dans la communication digitale ou a envie d’en faire exclusivement son quotidien. Pensez à vous entourer d’experts dans leurs domaines pour pousser cette branche !
Orientez-vous vers un profil plus créatif, qui aurait déjà une expérience dans la communication qui vous intéresse. Pensez à sélectionner un assistant régulier, avec de bonnes capacités rédactionnelles et de communication.
Déléguez ces 5 tâches de votre quotidien à une assistante de direction à distance
En déléguant ces 5 tâches à une assistante de direction à distance, vous vous libérez le temps donc vous avez besoin pour les tâches stratégiques de votre entreprise. Grâce à une assistante à distance, vous n’avez aucune contrainte de localisation, que vous soyez en déplacement ou dans vos bureaux, elle réalisera les tâches convenus aux horaires convenus. Bien évidement, plus vous travaillerez ensemble, plus ces tâches seront faites avec autonomie, pertinence et de manière adaptée à vos besoins.
