Accélérez vos process, améliorez votre vision, boostez votre productivité : les outils digitaux

Les outils digitaux….

On ne va pas se mentir, ça ne date pas d’hier la première fois où l’un de vos amis chef d’entreprise vous a demandé comment vous faisiez pour fonctionner avec votre papier et votre crayon pour la gestion de votre entreprise. Mais vous, vous êtes bien avec vos impressions, vos habitudes, vos classeurs et vos dossiers…

Et si… plutôt que d’attendre ce fameux mardi où votre assistante vous présente les derniers chiffres… vous pouviez simplement afficher tous vos rapports en 2 clics ? Prendre consciences des créances, de votre client le plus important du mois ou sortir un tableau sur vos 3 ans à venir, extrapolé des années passées ? C’est ce qu’on appelle : la digitalisation, l’usage d’outils digitaux pour accélérer vos processus, améliorer votre vision des choses et booster votre productivité.

Je vous rassure, nous sommes bien loin de remplacer votre assistante (j’en serais la première attristée). Il s’agit ici de faciliter le quotidien pour permettre à vous et votre équipe de mettre à profit toutes vos compétences.

C’est quoi la digitalisation ?

Prenons les choses par le bon bout. Avant de sauter à pieds joints dedans, de vous ruiner et de taper un peu aux hasards des conseils, prenons le temps de comprendre tous les tenants et les aboutissants.

D’après notre grand Larousse national, la digitalisation c’est le processus de transformation des services (financiers, commerciaux) d’une entreprise, par un recours accru aux technologies de l’information.

Voilà voilà…

De mon point de vue, la digitalisation, c’est le fait de mettre en place des outils digitaux au sein de votre entreprise. Il faut vraiment voir cela comme une opportunité de développement et de valorisation.

Bien sûr que « vous avez l’habitude de fonctionner d’une certaine manière, qu’elle a toujours fonctionnée et après tout, il n’y a pas de réel gain à passer sur des outils digitaux… Et puis en plus, vous, ça ne vous plait pas vraiment. »

Le potentiel des outils digitaux

Mais imaginez seulement les possibilités avec les outils digitaux :

• Identifiez en moins d’une minute toutes les créances clients et les dates d’échéances ;
• Remontez le fil complet de l’historique des communications, quelles qu’elles soient, avec un contact particulier sur un fournisseur, un client ;
• Créez une facture en quelques secondes grâce à l’intégration automatiques de toutes les informations ;
• Etc.

Il existe autant de possibilités que d’actions dans une entreprise en fait.

Les outils digitaux vous permettrons de nombreux changements demain :

• Réduire les coûts opérationnels : un gain de temps pour un gain financier important. En utilisant des outils digitaux tels que les outils d’automatisation, vos équipes seront plus efficaces.
• Doper la créativité et l’innovation : diminuer le temps passé sur des tâches « ennuyeuses » pour se concentrer sur des tâches à grande valeur ajoutée. Prendre du temps pour la stratégie, la créativité et l’innovation.
• Aller plus vite et donc plus loin : en améliorant les processus, en boostant vos équipes, prenez de cours vos concurrents. Montrez aussi votre nouvelle capacité d’innovation et d’adaptabilité aux besoins du futur.
• Augmenter votre résilience : grâce à vos nouveaux outils digitaux, adaptez-vous rapidement aux évolutions. Anticipez les problématiques à venir et proposez des solutions adaptées.

La législation

La seule raison de se lancer avec les outils digitaux. Elle est d’ailleurs similaire pour toutes les entreprises et est plutôt simple : la mise en conformité par rapport à la loi.

• 1er janvier 2018 : Depuis le 1er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié
• 1er janvier 2020 : La facturation électronique est devenue obligatoire pour toute entreprise travaillant pour des marchés publics depuis le 1er janvier 2020. 

D’après indépendant.io, en 2024, pour faire simple, l’utilisation d’un logiciel de facturation, qui plus est certifié, est obligatoire si vous :

• enregistrez des paiements sur celui-ci ;
• êtes assujetti à la TVA ;
• facturez (uniquement ou entre autres) des particuliers à travers la vente de biens ou la prestation de services en BtoC.

Et ne parlons même pas des lois dont la mise en pratique est à venir, comme l’obligation d’émission et de réception des factures électroniques à partir du 1er septembre 2027 pour les TPE et PME.

Cas pratique : La mise en place d’outils digitaux pour améliorer vos processus commerciaux

Chaque entreprise à des besoins spécifiques. J’ai cependant décidé d’aborder la digitalisation par la mise en place de plusieurs outils qui s’adaptent à de nombreuses TPE et PME françaises. Ces outils digitaux offrent suffisamment de personnalisations et de flexibilité pour s’adapter à votre entreprise et évoluer avec elle.

Voici les 3 outils complémentaires que je vous propose de mettre en place pour démarrer la digitalisation de votre entreprise :

• Evoliz : logiciel de facturation et de pré-comptabilité français possédant les deux certifications NF 203 et NF 525.
• Hubspot : CRM (outil commercial) permettant d’optimiser la relation client grâce à ses services commerciaux et marketing.
• Zapier : logiciel d’automatisation pour lier d’autres outils entre eux.

Il existe de nombreuses possibilités autres et d’autres sujets à traiter avec la digitalisation. J’ai choisi de démarrer par ces 3 outils car ils permettent de changer le quotidien de votre entreprise facilement. Je partirais du postula que vous possédez des clients et que votre société est déjà émettrice de factures.

Pourquoi Evoliz comme premier outil digital ?

Il existe des dizaines de logiciels de facturation : français ou non, gratuits ou non… et il n’est pas toujours évident de s’y retrouver. J’ai testé de nombreux outils au fil de mes expériences :

• Henrri : outil digital de facturation gratuit, français, j’ai démarré avec. Il est très complet, permet vraiment de se lancer. Il est particulièrement adapté aux indépendants.
• Facture.net : outil de facturation gratuit français, je l’utilise toujours au quotidien pour l’une de mes entreprises.
• Tiime : outil de facturation français, gratuit pour la facturation mais vous pouvez aller plus loin. Tiime est facilement utilisable avec ses applications.
• Pennylane (testez un mois gratuit en me contactant) : outil de gestion (et bien sûr de facturation) payant, complet, français, lié à des cabinets comptables. Mon grand favoris, je l’utilise tous les jours.
• Sellsy : outil de gestion (de facturation bien évidemment), français, complet, payant. Un outil très puissant et très personnalisable.
• etc.

Evoliz, votre outil de facturation

Et aujourd’hui, je choisi de mettre en avant Evoliz, tout simplement parce que c’est ma dernière découverte. Je suis en pleine intégration de l’outil chez une de mes clientes.

Après avoir réévalué de nombreux outils, j’ai choisi Evoliz car j’ai été convaincue par l’accompagnement des équipes. Il est en effet possible de demander une présentation avant la création de votre compte. Vous pouvez ensuite tester l’outil pendant un mois, en faisant appel aux équipes via chat ou pour un rendez-vous. Enfin, vous pouvez demander un rendez-vous pour pré-configurer l’outil selon vos besoins pour éviter de perdre du temps lors de la mise en place.

Evoliz propose plusieurs type d’abonnements. Le tarif de base est de 13.50 € HT (facturation à l’année).

Evoliz permet de :

• Créer devis et factures ;
• Administrer les produits / services de votre entreprise avec un niveau élevé de détails ;
• Gérer les clients dans le détails :
  • Déterminer les taux de TVA propres à chaque client ;
  • Définir les modalités de règlement de chacun ;
  • Créer des paramètres selon les spécificités de votre entreprise ;
• Créer des modèles de factures et devis personnalisés (un peu de notions en CSS/HTML peuvent aider) ;
• Générer des rapports préconçus ou créés par votre entreprise ;
• Lier à d’autres outils digitaux.

De plus, Evoliz permet la génération de factures dans plusieurs langues et plusieurs devises. Cela peut être particulièrement intéressant pour une TPE/PME évoluant dans un contexte international.

Un deuxième outil digital : Hubspot

Roulements de tambour pour le CRM de votre vie d’entrepreneur ! Comme pour les outils de facturation, il existe de nombreux CRM qui s’adapterons à vos besoins et vos contraintes.

Sans conteste, à mon humble avis, Hubspot remporte la palme de l’accessibilité tout en offrant un panel de solutions vastes et complémentaires. De plus, les fonctionnalités présentées sont accessibles gratuitement, vous pourrez aussi souscrire à des options en fonction des besoins de votre entreprise.

Dans un premier temps, il peut être utile d’attaquer Hubspot par l’aspect commercial :

• Créer votre base de données clients et entreprises (fournisseurs aussi) ;
• Suivre tous vos échanges et vos communications avec les différents acteurs ;
• Etablir des propriétés spécifiques sur vos fiches entreprises pour pouvoir suivre des informations propres à votre société.

Vous pouvez aussi aller bien plus loin :

• planifier vos campagnes d’emailing via Hubspot ;
• mettre en place un outil de prise de rendez-vous en ligne (que vous pourrez afficher dans vos signatures de mails ou sur votre site internet ;
• etc.

Sachez que si vous souhaitez éviter la multiplication d’outils digitaux, Hubspot peut vous permettre de créer des devis et factures.

Et le dernier de nos outils digitaux : Zapier

Vous le savez sans doute si vous utilisez des outils digitaux au quotidien, ils ne communiquent pas forcément entre eux.

Je vous annonce une grande nouvelle, il existe un outil pour les gouverner tous ! Bienvenue dans le monde merveilleux de Zapier.

Zapier est outil d’automatisation qui permet de travailler des déclencheurs sur le même outil ou de déclencher des actions entre des outils différent. Pour exemple : chaque fois qu’une personne like votre post X, ajoutez-le à vos contacts. Ou en imaginant un lien entre plusieurs outils, chaque fois que vous publiez sur votre blog d’entreprise, publiez l’information sur votre page Google My Business.

Je vous laisse imaginer le potentiel de cet outil, mais surtout le gain de temps : prenez des raccourcis et évitez la saisie par une personne de votre équipe.

Si vous voulez découvrir 47 automatisations qui pourraient changer votre quotidien, c’est juste ici.

Et que fait-on de ces 3 outils digitaux ?

Il est vrai que vous pourriez vous dire que jusque là, je ne révolutionne pas votre monde. Vous avez déjà un outil de facturation et même un CRM alors pourquoi changer ?

Pour faire court : simplification, automatisation, limitation des erreurs ou oublis.

Votre logiciel comptable ne peut actuellement pas discuter avec votre CRM – à moins que vous n’ayez déjà en place des automatisations ou qu’il s’agisse du même outil. Je vous propose donc d’augmenter votre CRM.

1. Vous créez un devis sur Evoliz
2. Zapier prend en compte la création
3. Zapier transmet l’information à Hubspot
4. Dans le bord de l’entreprise de votre client, vous voyez maintenant apparaitre le devis créé.

Autre scénario de démarrage

1. Vous créez une entreprise sur Hubspot
2. Zapier détecte la création
3. Zapier envoie l’information à Evoliz
4. Toutes les informations entrées dans Hubspot sont ajoutées sur Evoliz, vous permettant maintenant de créer devis et factures pour ce client.

Il est aussi possible de travailler sur la mise à jour d’informations particulières, de générer l’envoie de notifications, de mails en fonction d’informations données… Les possibilités sont nombreuses, variées et permettent un réel apport à votre société.

Si vous le souhaitez, nous pouvons étudier et travailler les outils qui correspondraient à vos besoins dès aujourd’hui.

Conclusion : les outils digitaux, passons le cap

En conclusion, la digitalisation des processus d’entreprise c’est le nerf de la guerre pour votre entreprise et son développement. Il est important de comprendre ses besoins spécifiques, d’étudier les solutions à sa disposition et de mettre en place des outils digitaux qui apportent une vraie plus value.

En adoptant des outils numériques tels qu’Evoliz, Hubspot et Zapier, vous pourrez non seulement améliorer votre efficacité opérationnelle et votre productivité, mais aussi renforcer votre capacité d’adaptation aux changements et votre résilience face aux défis futurs.

La digitalisation, en outre, offre des avantages tangibles en termes de réduction des coûts, de stimulation de l’innovation et de mise en conformité réglementaire, faisant ainsi de cette transition une étape essentielle.

En fin de compte, passer le cap de la digitalisation représente bien plus qu’une simple modernisation des outils de travail, mais plutôt une opportunité de transformation profonde permettant d’optimiser les performances et de libérer le potentiel de croissance de votre entreprise.