En tant que dirigeant, cadre ou encore manager, votre vie professionnelle est une suite de rendez-vous, d’imprévus, de situations diverses et variées. Entre outils digitaux, solutions externes ou encore embauches, il n’est pas toujours évident de trouver des solutions flexibles et efficaces pour répondre à vos besoins. C’est là qu’intervient l’assistant de direction, professionnel polyvalent indépendant ou salarié de votre entreprise, dont les capacités apportent une expertise indispensable pour optimiser les opérations quotidiennes. Je vous propose de découvrir les spécificités à propos de ces assistants, entre compétences variées ou communes à tous, et expertises spécifiques, liées aux expériences ou préférences de chacun.
Le Tronc Commun : Les Capacités Essentielles des Assistants de Direction
Lors de la recherche d’un assistant de direction, il existe des capacités et des bases de travail que chacun peut remplir. Il s’agit de missions auxquelles nous devons tous pouvoir répondre et qui permettent d’améliorer le quotidien du chef d’entreprise ou du manager que nous soutenons au quotidien. Il est question ici de tâches élémentaires, apprises grâce à une formation ou une expérience technique principalement. On pourra retrouver de nombreuses fonctions liées plutôt au secrétariat ou à l’assistanat administratif.
J’aime préciser que l’assistant de direction n’est pas expert dans tous ces domaines mais qu’il en a une connaissance qui lui permet d’appréhender les tâches et de les réaliser ou de les confier à d’autres en fonction des besoins et demandes.
1. Gestion de l’Agenda et Organisation
En tant qu’élément fondamental de leurs responsabilités, les assistants de direction excellent dans la gestion d’agenda. Leur rôle consiste à être les architectes habiles de votre emploi du temps, veillant à ce que chaque journée soit orchestrée de manière à maximiser votre productivité et à exploiter pleinement votre potentiel.
La gestion d’agenda ne se résume pas seulement à noter des dates sur un calendrier, c’est une stratégie méticuleuse visant à synchroniser les activités de manière cohérente. Les assistants de direction planifient soigneusement les réunions, les rendez-vous et les échéances, en tenant compte de vos priorités et de vos objectifs. Cette planification stratégique garantit que chaque engagement est aligné sur vos missions cruciales, évitant ainsi les conflits d’horaire et maximisant l’efficacité opérationnelle.
Au-delà de la simple organisation, la gestion d’agenda devient un outil stratégique pour optimiser votre temps et maximiser votre efficacité. Elle s’adapte à vos objectifs, aux urgences et aux opportunités émergentes, créant ainsi un emploi du temps dynamique et flexible. C’est grâce à une relation construite sur la communication, la confiance et l’écoute que votre assistant de direction sera capable de mettre à profit ses capacités et administrer votre planning de manière adaptée et optimisée à vos besoins.
2. Communication et Correspondance
Dans un second temps, l’une des clés fondamentales du succès d’un assistant de direction réside dans sa maîtrise de la communication. Ce professionnel joue un rôle central en tant que premier point de contact entre l’entreprise et ses partenaires, clients ou collaborateurs. Il doit être une vitrine de l’image de l’entreprise et surtout de votre image vers l’extérieur et les différentes parties prenantes de l’entreprise.
Les assistants de direction se démarquent par leur capacité à rédiger des courriels professionnels et percutants, transmettant des messages clairs et concis tout en préservant la tonalité appropriée. Ils assurent aussi souvent la gestion des appels téléphoniques. Que ce soit pour filtrer les appels, fournir des informations de manière professionnelle ou diriger les interlocuteurs vers les personnes appropriées, les assistants de direction assurent leur rôle de communiquant.
Chaque interaction est traitée avec un souci du détail et une attention particulière, visant à créer une expérience positive et mémorable pour tous ceux qui interagissent avec l’entreprise.
3. Organisation d’Événements et de Déplacements
La capacité d’organisation d’événements et de déplacements constitue l’une des facettes du rôle d’assistant de direction. Leur expertise ne se limite pas seulement à la planification d’événements d’entreprise, mais s’étend également à la coordination minutieuse des aspects logistiques associés. Lorsqu’il s’agit de concevoir et de mettre en œuvre des événements d’entreprise, ces professionnels brillent par leur capacité à anticiper les moindres détails, que ce soit la gestion des invitations, la coordination des intervenants, la sélection de lieux appropriés ou la gestion des besoins techniques.
Au-delà de l’aspect purement logistique, les assistants de direction apportent une dimension créative à la planification d’événements, contribuant ainsi à créer des expériences mémorables.
En ce qui concerne les déplacements d’affaires, les assistants de direction se révèlent être de véritables virtuoses. Ils s’occupent bien de réserver des vols et des hôtels, mais ils assurent également une logistique sans faille pour garantir des déplacements fluides et sans accroc. Grâce à leur travail en amont, la logistique doit devenir invisible à vos yeux pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte : le but de votre déplacement.
4. Gestion de Projet et Suivi des Tâches
Les assistants de direction se distinguent par leur capacité remarquable à prendre en charge des projets de manière intégrale, du concept initial à la réalisation finale. Leur rôle dépasse la gestion de tâches ; ils sont les architectes compétents qui façonnent la structure, la portée et le succès global des projets.
Une grande différence entre un secrétaire de direction et un assistant de direction est que son travail réside dans la conception des plans stratégiques détaillés qui tracent la voie vers les objectifs fixés. L’assistant de direction endosse donc le rôle de chef de projets. Ces plans intègrent une compréhension approfondie des objectifs du projet, des ressources nécessaires et des étapes critiques à franchir. Le suivi des délais devient une partie intégrante de leur expertise. Ils s’assurent aussi que chaque membre de l’équipe comprend son rôle et ses responsabilités, favorisant ainsi une collaboration efficace et harmonieuse.
En somme, les assistants de direction vont au delà de l’exécution de tâches, ils deviennent des catalyseurs de succès pour les projets. Leur expertise holistique assure une gestion efficace de chaque aspect du processus, garantissant ainsi que chaque étape est franchie avec succès et que les projets sont livrés dans les délais et conformément aux attentes.
5. Tâches Administratives et Secrétariat
Souvent l’origine des confusions sur le rôle entre assistante de direction, assistante administrative ou encore secrétaire, les tâches administratives et de secrétariat font parties des capacités développées par les assistants de direction. Cependant, plus l’assistant de direction devient compétent et évolue dans son rôle, moins ces tâches lui reviennent, concentrant son travail sur des missions plus stratégiques.
Dans les tâches administratives et de secrétariat que maitrise l’assistant de direction, on peut retrouver toute la gestion documentaire. Archivage, numérisation, classement, etc. On retrouve aussi la tenue à jour des dossiers, l’organisation en général, le suivi des législation en vigueur, les affichages, etc.
Les assistants de direction doivent être en mesure de comprendre toutes ces tâches et d’avoir, dans leur passé au moins, été en charge de les réaliser pour pouvoir prétendre devenir un assistant de direction compétent. Elles sont les fondements même du métier d’assistant. Cependant, leur travail va bien au-delà de ces tâches et ce sont leurs expertises, capacités personnelles, compétences et expériences uniques qui vont faire de cet assistant de direction, l’assistant parfait pour vous.
Les Capacités Individuelles : La Différence Qui Fait la Différence chez un assistant de direction
L’assistant de direction est une personne qui peut devenir votre ombre, votre représentation, votre bras droit. Bien que vous appréciez beaucoup sa capacité à vous apporter votre café au bon moment et à la bonne température, que vous puissiez vous reposer sur lui quand il s’agit de classer vos documents… Ce n’est pas exactement ce qui fera de lui votre indispensable de demain. Ce sont ses capacités propres, ses compétences développées au fils du temps, son attrait pour un domaine ou une expertise enrichie lors d’expériences variées qui vont faire de lui l’assistant dont vous avez besoin.
1. Des Compétences Spécifiques
L’un des aspects qui peut vous permettre demain de construire une relation solide et de créer un réel duo avec votre assistant peut être une compétence spécifique qui répondrait à l’un de vos problème.
Cette compétence peut être une compétence technologique par exemple : votre assistant est peut être particulièrement à l’aise avec les nouveaux outils digitaux et se sent comme un poisson dans l’eau quand il s’agit de les installer, de s’en servir et même de former les personnes qui les entourent à leurs usages.
On retrouve souvent aussi les compétences en communication et marketing. Pour vous, il n’y a rien de plus effrayant et déstabilisant que les réseaux sociaux et les sites internet alors que pour votre assistant, il s’agit d’une partie de plaisir. Création de stratégies complètes, de contenus, ou encore de publicités, les termes et actions n’ont aucun secret pour lui.
2. Expertise Sectorielle
Chaque entreprise a ses spécificités. Et si l’assistant dont vous aviez besoin est un assistant qui maîtrise et qui apprécie particulièrement le domaine dans lequel vous évoluez ? Les assistantes de direction dotées d’une expertise sectorielle apportent une compréhension approfondie des défis et des opportunités propres à votre domaine d’activité.
Bien que cela puisse vous paraitre indispensable, il n’est pas certain que votre assistant de direction ait besoin de 10 années d’expérience dans votre domaine pour que vous puissiez travailler ensemble. De nombreux domaines sont transverses et, souvent, les missions que vous comptez lui confier seront des missions qui ne sont que partiellement impactées par le domaine dans lequel vous évoluez. Peut être qu’une curiosité pour votre secteur sera suffisante pour lui permettre de se faire rapidement une place à vos côtés.
3. Polyvalence Multilingue
La capacité suivante qui pourrait différencier votre assistant est sa capacité à communiquer dans plusieurs langues. Dans le cas où vous travaillez dans plusieurs pays ou que vous souhaitez vous développer à l’étranger, cette compétence pourrait vous permettre un réel gain de temps et d’énergie.
Avant de vous engager dans cette recherche, identifiez correctement les langues qui vous seraient utiles et surtout leur application : écrite, orale, technique… Cette compétence peut changer radicalement l’investissement financier que vous feriez dans votre assistant, il est donc primordial de prendre le temps de comprendre les enjeux auxquels il aura à répondre et ce que vous attendez spécifiquement de lui.
4. Capacité personnelles & interpersonnelles de l’assistant de direction
Au-delà des compétences techniques, de nombreuses capacités personnelles et interpersonnelles peuvent être importantes pour vous et votre entreprise. Quelles soient la capacité à encaisser le stress, à communiquer facilement, la résolution de problème, la créativité ou encore la capacité à synthétiser, les assistants de directions ont souvent des capacités personnelles et interpersonnelles diverses. Chacune de ces capacités peuvent vous permettre de venir à bout de vos propres problématiques.
L’assistant de direction, votre mouton à 5 pattes peut être
Il serait tellement facile de se dire que vous avez besoin de toutes ces capacités et compétences chez votre assistant de direction. Pensez bien qu’il s’agit d’expertises et que vous ne cherchez pas le mouton à 40 pattes – nous aurions bien dépassé les 5 pattes dans ce cas.
En vous concentrant pour trouver exactement les compétences que vous attendez de votre assistant vous aurez plus de facilité à trouver la bonne personne et à construire une relation solide et épanouissante professionnellement. Il est important de garder en tête que le poste que vous proposez lors de l’embauche (qu’elle soit au sein de votre entreprise ou à un freelance) doit correspondre à ce que vous ferez faire à votre assistant dans son quotidien.
Imaginez embaucher un assistant pour ses compétences en chinois en lui disant qu’il travaillera au développement de l’entreprise en Chine mais que finalement, lorsqu’il arrive, il se rende compte que son travail se réduira à 1h par mois au maximum… vous risquez de grandes déceptions mais surtout de rapidement perdre cet atout que vous aviez déniché.
Faites le Choix de l’Excellence Professionnelle en recrutant un Assistant de direction
En engageant un assistant de direction , vous investissez dans une ressource sur le long terme. Réel atout pour votre entreprise mais surtout pour vous, il saura répondre à des missions fondamentales de son métier comme la gestion des plannings mais ce qui fera réellement de lui, le bon match professionnel pour vous, ce seront sans aucun doute ses capacités propres.
Avant de penser à investir dans un assistant de direction, pensez bien à vos besoins spécifiques et à la relation que vous souhaitez établir avec la personne. Vous pourrez gagner en temps, en énergie et surtout, gagner un atout pour votre société.
