La décision de confier votre entreprise à un assistant n’est pas toujours simple à prendre. Peut-être avez-vous déjà travaillé avec un assistant pendant les dix dernières années, ou bien décidez vous maintenant que cela pourrait être un excellent investissement pour vos besoins quotidiens. Que vous soyez un entrepreneur occupé, une entreprise en pleine croissance ou une personne ayant besoin d’un soutien spécialisé, l’embauche du bon assistant indépendant peut changer la donne. Toutefois, pour faire le bon choix, il convient de bien réfléchir et de procéder à un examen approfondi.
Avant de confier une mission à un freelance ou à un assistant indépendant, il est essentiel de poser les questions cruciales pour garantir un partenariat fructueux et durable. Dans cet article, je vais explorer les questions clés que vous pouvez ou devez examiner avant de décider de confier à votre prochain assistant indépendant, les affaires de votre entreprise et vos affaires personnelles.
Expérience
et expertise
Cette section vise à déterminer si vos candidats peuvent s’adapter à vos besoins. Ont-ils la bonne formation et ont-ils été confrontés aux mêmes exigences dans d’autres expériences ? Cela peut sembler un peu standard. Pourtant, la manière dont vous poserez les questions peut révéler des informations importantes sur les candidats et leur capacité d’adaptation.
Des questions simples pour recruter le bon assistant indépendant
Vous pouvez commencer par des questions simples et ouvertes. Votre futur assistant devrait avoir des réponses pensées à l’avance et vous répondre facilement. Un bon exemple est : Quelles ont été vos expériences en tant qu’assistant au cours des (cinq) dernières années ?
Cette question mettra en évidence les expériences les plus importantes du candidat. Elle vous permettra d’identifier quelles expériences sont significatives pour lui. Vérifiez s’il adapte sa réponse aux informations que vous lui avez fournies. Vous pouvez également poser la question suivante : Depuis combien de temps travaillez-vous en tant qu’assistant, puis en tant qu’assistant indépendant ?
Bien qu’il ne soit pas toujours important d’avoir un assistant avec 10 ans d’expérience, cela peut vous aider à comprendre son niveau d’autonomie.
N’oubliez pas que l’engagement d’un freelance peut être assimilé à l’engagement d’un salarié. Même si sa situation dans l’entreprise n’est pas la même sur le plan administratif, il aura un impact sur le développement et l’environnement de votre entreprise. Il est bon de poser des questions sur les savoir-être et savoir-faire qu’ils peuvent offrir. Je ne recommanderais cependant pas de demander directement « quels sont vos points forts et vos points faibles« . En effet, ils ont normalement déjà travaillé sur ce point et la question ne sera pas constructive. Préférez des questions qui se concentrent sur des sujets spécifiques, tels que Comment organiseriez-vous et suivriez-vous des réunions ?
Vous pouvez également envoyer à vos candidats un test ou les interroger sur une étude de cas. Comment avez-vous géré cette situation particulière dans cette expérience ? Pouvez-vous parler d’une expérience où le délai était très court et complexe à respecter et où vous y êtes parvenu ? Pouvez-vous donner un exemple de situation où vous avez pris l’initiative de résoudre un problème ?
Il est important d’identifier les savoir-être et les savoir-faire que le candidat mentionne ou démontre.
La formation est un sujet à discuter
Il y a une question que j’aime poser pour mieux comprendre un candidat. Je pense que les assistants de direction ou les assistants administratifs ont besoin de se former régulièrement. C’est pourquoi je recommande de poser la question suivante : Êtes-vous en train de vous former dans un domaine ou un sujet particulier ?
Il ne s’agit pas d’une question sur les expériences passées. C’est une question qui vous aidera à comprendre si l’assistant va s’améliorer et continuer à développer ses compétences
Disponibilité et charge de travail du bon assistant indépendant
Lorsque vous engagez des freelances, vous devez être conscient qu’ils se consacreront rarement entièrement à vous et à votre entreprise. Le plus souvent, vous les engagerez dans un but précis. Par exemple, pour remplacer un assistant manquant ou pour quelques heures par semaine, que vous pourrez adapter à vos besoins.
Les questions dans ce domaine sont très simples, elles sont techniques. J’évite au maximum les questions directes dans ce domaine. Par exemple, demandez « De combien d‘heures libres disposez-vous dans votre emploi du temps chaque semaine ? » plutôt que « Pouvez-vous nous consacrer10 heures de votre semaine ?«
La première question vous aidera à comprendre si le temps offert par le candidat peut répondre à vos besoins.
Comme indiqué précédemment, il est certain que le bon assistant indépendant ne travaillera pas uniquement pour vous. Vous pouvez alors lui demander Quelle est votre routine quotidienne ? Combien de temps consacrez-vous déjà à d’autres clients ? Comment allez-vous traiter mes demandes si vous vous occupez d’un autre client en même temps ?
Si vous avez l’habitude de travailler la nuit ou le week-end, si vous voyagez beaucoup, assurez-vous que le candidat est capable de répondre à ces exigences.
Questions sur la compréhension des objectifs de la mission par l’assistant indépendant
Vous en savez maintenant un peu plus sur le candidat. Vérifions maintenant si le candidat, potentiellement, le bon assistant indépendant, peut s’identifier aux tâches que vous lui demandez d’accomplir. En règle général, lors de la découverte, le candidat a déjà eu accès à une liste de misions possible. Posez des questions telles que Pouvez-vous exprimer clairement votre compréhension des objectifs et des buts de la mission ?
Ou Pouvez-vous citer un client et un contexte pour lesquels vous avez déjà effectué la même mission ?
Bien entendu, si le candidat n’est pas au courant des missions pour lesquelles il est pressenti à ce stade, il est temps de dresser la liste et de voir s’il peut s’y identifier. S’assurer que l’assistant comprend parfaitement les objectifs de la mission est fondamental pour la réussite.
Outils
et technologie
Travailler avec le bon assistant indépendant ne signifie pas que vous devez vous adapter aux outils qu’il utilise. Parlez clairement des logiciels et des outils que vous utilisez. Avant l’entretien avec le candidat, passez en revue toutes les informations importantes concernant les outils, le matériel et les logiciels que vous utilisez. Le candidat devra-t-il installer un logiciel sur son ordinateur ? Attendez-vous d’eux qu’ils disposent des licences nécessaires ? Allez-vous fournir un ordinateur ou un téléphone ?
Vous pouvez alors décider des questions à poser. Connaissez-vous cet outil, ce logiciel ? Comment gérez-vous l’adaptation à de nouveaux outils ? Avez-vous déjà travaillé avec ce type d’outil ? Pouvez-vous citer un outil que vous avez utilisé pour la comptabilité ?
N’oubliez pas de poser des questions sur l’espace de travail de votre candidat s’il travaille à distance. Avez-vous tout ce qu’il faut pour travailler confortablement et efficacement chez vous ? Utilisez-vous la fibre optique ou une autre technologie pour accéder à l’internet ?
Communication
et rapports
Cette partie est un peu différente, vous pouvez décider qu’en tant que client, vous n’avez pas vraiment besoin de poser de questions : il vous suffit de dire au candidat ce que vous recherchez. Disons que le fait de poser ces questions à l’assistant indépendant vous permettra de comprendre plus facilement son caractère et sa façon de travailler. Il sera plus difficile de faire une erreur en engageant ce freelance.
Pour comprendre comment les candidats fonctionnent en termes de communication et de rapports, vous pouvez commencer par leur demander Quel est votre mode de communication préféré ?
S’il vous dit qu’il préfère le courrier électronique alors que vous n’aimez que les appels téléphoniques, il peut être difficile d’agir dans le cadre d’une relation à long terme. Dans le même ordre d’idées, vous pouvez demander au candidat : à quelle fréquence fournissez-vous habituellement des mises à jour sur la mission ?
La capacité du candidat à entendre les commentaires afin de s’adapter à vos besoins est une question très importante. Une bonne question à poser pourrait être la suivante : Quel est le dernier retour d’information qu’un client vous a donné ? Vous pouvez également demander : Quelle est la dernière critique que quelqu’un vous a faite ? Qu’avez-vous fait à ce sujet ?
La volonté d’apprendre et de progresser est le signe d’un freelance proactif.
Références, témoignages et réseau
Un assistant freelance doit passer par un certain nombre d’expériences avant de devenir freelance. Même s’il commence aujourd’hui son aventure en solo. En tant que futur client, vous devez en savoir le plus possible sur ses expériences passées. À ce stade, il vous a parlé de ses expériences. En demandant l’avis de ses anciens employeurs ou clients, vous pourrez avoir un point de vue extérieur sur le candidat.
Il y a deux solutions, soit vous faites vos propres recherches, si le candidat a exercé plusieurs fois, il y a des chances qu’il ait des recommandations de ses anciens clients sur des plateformes telles que LesBonsFreelances ou Malt. La deuxième solution consiste à demander à appeler vous-même d’anciens clients ou employeurs pour poser vos questions : Pouvez-vous fournir des références d’anciens clients ou employeurs ?
Travailler avec le bon assistant indépendant signifie que vous aurez besoin de son soutien, de ses conseils et de beaucoup d’initiative de sa part. Vous pourrez avoir besoin de services autres que ceux qu’il fournit au départ. Un jour, vous aurez peut-être besoin d’un avocat pour vous aider dans une affaire, un autre jour, de recommandations sur un endroit spécial pour organiser vos événements.
Le fait de savoir que le freelance que vous avez choisi dispose d’un réseau important ou spécifique peut être une grande opportunité. Vous pouvez simplement demander directement : Sur quel réseau vous appuyez-vous ?
Ou plus précisément : Si je vous demande un comptable pour reprendre ma comptabilité, avez-vous quelqu’un à me recommander ?
Confidentialité et sécurité
La confidentialité est une question importante lorsque l’on travaille avec un assistant indépendant : il peut travailler à domicile sans supervision, avec son propre matériel. Vous pouvez vous demander ce qu’il fera de vos données et informations, et quels risques vous prenez. En tant qu’assistants indépendants, ils devraient avoir l’habitude de travailler avec plusieurs clients et leurs données confidentielles. Vous pouvez alors leur demander Comment assurez-vous la confidentialité et la sécurité des informations sensibles ?
Ou Comment stockez-vous/sécurisez-vous les informations sensibles de vos clients ?
Un autre sujet intéressant serait de demander à votre assistant : allez-vous confier à d’autres personnes mes données ou celles de mon entreprise ?
Il peut parfois être utile de discuter avec d’autres personnes pour accélérer le processus ou pour trouver la bonne façon de faire quelque chose, mais la confidentialité doit être discutée en premier lieu.
N’oubliez pas que vous pouvez signer un accord de non-divulgation avec votre candidat, même avant l’entretien, si nécessaire. Rappelez-vous que la confidentialité n’est pas une option pour votre entreprise, votre prochain assistant devra appliquer le même niveau de confidentialité que celui que vous exigez de vos employés.
La façon dont les gens travaillent a changé. Les freelances peuvent travailler sur site ou hors site, et cette dernière option peut avoir une grande importance. Une question intéressante pourrait être posée : Où travaillez-vous lorsque vous travaillez pour vos clients ?
Il est de plus en plus courant de travailler dans un espace de coworking ou dans des cafés, par exemple. Votre assistant(e) fait-il(elle) de même ? Cela vous convient-il ? De même, s’il travaille dans des lieux publics, vous devriez poser ces questions à votre prochain assistant indépendant : Utilisez-vous un écran de confidentialité ? Travaillez-vous uniquement sur des documents ou passez-vous des appels téléphoniques et des appels vidéo dans des lieux publics ?
Contrats, tarifs
et conditions de paiement
Enfin, vous devez savoir comment se déroulera le contrat entre votre entreprise et votre prochain assistant.
La lettre de mission : les questions à poser au bon assistant indépendant
Tout d’abord, je pense qu’il est très important de définir précisément les tâches et de demander à votre assistant de rédiger une lettre de mission. Ce type de contrat énumère toutes les tâches qu’il/elle effectuera pour vous au cours de votre collaboration. Il précise également les termes du contrat, tels que les tarifs et les modalités de paiement, les conditions d’exécution ou de résiliation du contrat, la durée, etc.
Parler des honoraires et des besoins
Pour rédiger cette lettre, vous devez discuter d’un certain nombre d’éléments. Des questions doivent être posées à l’assistant indépendant : quel est votre tarif horaire, journalier ou par projet ? Y a-t-il des coûts ou des dépenses supplémentaires dont je devrais être informé ? Par exemple, si vous vous rendez sur place, les frais de déplacement sont-ils déjà inclus dans le tarif horaire ou journalier ?
En ce qui concerne les paiements, parlez des conditions de paiement, elles ne seront pas les mêmes pour une mission basée sur un projet que pour un contrat récurrent. Quand devons-nous vous payer ? Quelles sont vos conditions de paiement ?
N’oubliez pas de demander si le candidat est indépendant – non assujetti à la TVA – ou s’il facture par l’intermédiaire d’une société – assujettie à la TVA, ce qui pourrait faire une grande différence pour vous : Êtes-vous assujetti à la TVA ?
Il est également important de discuter de l’équipement et des logiciels afin de trouver le bon assistant indépendant : Disposez-vous de ce logiciel ou de cet équipement spécifique ? Allez-vous l’acheter ? Avez-vous besoin que nous vous les fournissions ? Dans la plupart des cas, les assistants indépendants disposent de leur propre équipement (ordinateur, téléphone), ainsi que des licences des logiciels de base (Office). Toutefois, si vous travaillez avec des appareils ou des logiciels spécifiques, il peut être important de leur fournir les outils nécessaires.
Enfin, en France, en tant qu’indépendant, un freelance ne peut pas travailler avec un seul client, car cela pourrait signifier un contrat de travail caché. Pensez à vérifier que votre candidat travaille ou travaillera avec d’autres clients tout au long de l’année. Avez-vous des contrats en cours ou des discussions avec d’autres clients potentiels ?
Conclusion : questions clés à poser pour trouver le bon assistant indépendant
Engager le bon assistant indépendant n’est pas aussi différent que vous le pensez de l’engagement d’un employé pour votre entreprise. Choisir le bon assistant indépendant ou freelance est une décision cruciale qui peut avoir un impact significatif sur la réussite de votre mission. La plupart du temps, vous attendrez de cet assistant qu’il s’intègre rapidement à votre organisation. Vous attendrez de lui qu’il travaille de manière autonome et qu’il fasse des propositions solides.
En prenant le temps de poser ces questions, vous pourrez vous faire une idée précise des compétences de l’assistant, de son éthique de travail et de sa compatibilité avec votre organisation. En prenant le temps d’examiner minutieusement les candidats potentiels, vous vous assurez une relation de travail plus fructueuse et plus harmonieuse. L’imagerie prépare le terrain pour une mission réussie dès maintenant !
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