La décision de confier votre entreprise à un assistant n’est pas toujours simple à prendre. Peut-être avez-vous déjà travaillé avec un assistant pendant les dix dernières années, ou bien décidez vous maintenant que cela pourrait être un excellent investissement pour vos besoins quotidiens. Que vous soyez un entrepreneur occupé, une entreprise en pleine croissance ou une personne ayant besoin d’un soutien spécialisé, l’embauche du bon assistant indépendant peut changer la donne. Toutefois, pour faire le bon choix, il convient de bien réfléchir et de procéder à un examen approfondi. Avant de confier une mission à un freelance ou à un assistant indépendant, il est essentiel de poser les questions cruciales pour garantir un partenariat fructueux et durable. Dans cet article, je vais explorer les questions clés que vous pouvez ou devez examiner avant de décider de confier à votre prochain assistant indépendant, les affaires de votre entreprise et vos affaires personnelles. Expérienceet expertise Cette section vise à déterminer si vos candidats peuvent s’adapter à vos besoins. Ont-ils la bonne formation et ont-ils été confrontés aux mêmes exigences dans d’autres expériences ? Cela peut sembler un peu standard. Pourtant, la manière dont vous poserez les questions peut révéler des informations importantes sur les candidats et leur capacité d’adaptation. Des questions simples pour recruter le bon assistant indépendant Vous pouvez commencer par des questions simples et ouvertes. Votre futur assistant devrait avoir des réponses pensées à l’avance et vous répondre facilement. Un bon exemple est : Quelles ont été vos expériences en tant qu’assistant au cours des (cinq) dernières années ? Cette question mettra en évidence les expériences les plus importantes du candidat. Elle vous permettra d’identifier quelles expériences sont significatives pour lui. Vérifiez s’il adapte sa réponse aux informations que vous lui avez fournies. Vous pouvez également poser la question suivante : Depuis combien de temps travaillez-vous en tant qu’assistant, puis en tant qu’assistant indépendant ?Bien qu’il ne soit pas toujours important d’avoir un assistant avec 10 ans d’expérience, cela peut vous aider à comprendre son niveau d’autonomie. N’oubliez pas que l’engagement d’un freelance peut être assimilé à l’engagement d’un salarié. Même si sa situation dans l’entreprise n’est pas la même sur le plan administratif, il aura un impact sur le développement et l’environnement de votre entreprise. Il est bon de poser des questions sur les savoir-être et savoir-faire qu’ils peuvent offrir. Je ne recommanderais cependant pas de demander directement « quels sont vos points forts et vos points faibles« . En effet, ils ont normalement déjà travaillé sur ce point et la question ne sera pas constructive. Préférez des questions qui se concentrent sur des sujets spécifiques, tels que Comment organiseriez-vous et suivriez-vous des réunions ? Vous pouvez également envoyer à vos candidats un test ou les interroger sur une étude de cas. Comment avez-vous géré cette situation particulière dans cette expérience ? Pouvez-vous parler d’une expérience où le délai était très court et complexe à respecter et où vous y êtes parvenu ? Pouvez-vous donner un exemple de situation où vous avez pris l’initiative de résoudre un problème ?Il est important d’identifier les savoir-être et les savoir-faire que le candidat mentionne ou démontre. La formation est un sujet à discuter Il y a une question que j’aime poser pour mieux comprendre un candidat. Je pense que les assistants de direction ou les assistants administratifs ont besoin de se former régulièrement. C’est pourquoi je recommande de poser la question suivante : Êtes-vous en train de vous former dans un domaine ou un sujet particulier ?Il ne s’agit pas d’une question sur les expériences passées. C’est une question qui vous aidera à comprendre si l’assistant va s’améliorer et continuer à développer ses compétences Disponibilité et charge de travail du bon assistant indépendant Lorsque vous engagez des freelances, vous devez être conscient qu’ils se consacreront rarement entièrement à vous et à votre entreprise. Le plus souvent, vous les engagerez dans un but précis. Par exemple, pour remplacer un assistant manquant ou pour quelques heures par semaine, que vous pourrez adapter à vos besoins. Les questions dans ce domaine sont très simples, elles sont techniques. J’évite au maximum les questions directes dans ce domaine. Par exemple, demandez « De combien d‘heures libres disposez-vous dans votre emploi du temps chaque semaine ? » plutôt que « Pouvez-vous nous consacrer10 heures de votre semaine ?« La première question vous aidera à comprendre si le temps offert par le candidat peut répondre à vos besoins. Comme indiqué précédemment, il est certain que le bon assistant indépendant ne travaillera pas uniquement pour vous. Vous pouvez alors lui demander Quelle est votre routine quotidienne ? Combien de temps consacrez-vous déjà à d’autres clients ? Comment allez-vous traiter mes demandes si vous vous occupez d’un autre client en même temps ?Si vous avez l’habitude de travailler la nuit ou le week-end, si vous voyagez beaucoup, assurez-vous que le candidat est capable de répondre à ces exigences. Questions sur la compréhension des objectifs de la mission par l’assistant indépendant Vous en savez maintenant un peu plus sur le candidat. Vérifions maintenant si le candidat, potentiellement, le bon assistant indépendant, peut s’identifier aux tâches que vous lui demandez d’accomplir. En règle général, lors de la découverte, le candidat a déjà eu accès à une liste de misions possible. Posez des questions telles que Pouvez-vous exprimer clairement votre compréhension des objectifs et des buts de la mission ? Ou Pouvez-vous citer un client et un contexte pour lesquels vous avez déjà effectué la même mission ?Bien entendu, si le candidat n’est pas au courant des missions pour lesquelles il est pressenti à ce stade, il est temps de dresser la liste et de voir s’il peut s’y identifier. S’assurer que l’assistant comprend parfaitement les objectifs de la mission est fondamental pour la réussite. Outilset technologie Travailler avec le bon assistant indépendant ne signifie pas que vous devez vous adapter aux outils qu’il utilise. Parlez clairement des logiciels et des outils que vous utilisez. Avant l’entretien avec le candidat, passez en revue toutes les informations importantes concernant les