À la recherche de l’harmonie professionnelle : Guide pour Établir une Relation Épanouissante avec Votre Assistant de Direction Indépendant Lorsqu’il s’agit de recruter un assistant de direction indépendant, la clé du succès réside dans la création d’une collaboration harmonieuse. J’imagine très facilement que vous souhaitiez que la relation s’établisse sur la durée. Vous souhaiteriez aussi avoir confiance en votre assistant de direction. Comme tout dirigeant, vous avez besoin de cohésion, que votre assistante vous comprenne facilement, qu’elle puisse anticiper vos besoins mais surtout que vous n’ayez pas à former plusieurs freelances les uns après les autres. Bien au-delà d’exécutants de tâches administratives ou répétitives, les assistants peuvent devenir de réels piliers pour votre organisation. C’est pour cela qu’établir une relation saine contribuera à l’efficacité et à la productivité de votre entreprise. Je vous propose quelques astuces pour cultiver une collaboration fructueuse avec votre assistant de direction indépendant et faire de votre partenariat une success story. 1. Une Communication Authentique pour une Collaboration Saine avec votre Assistant de direction Indépendant La communication transparente est le pilier de toute collaboration réussie mais encore plus avec votre assistant de direction indépendant. Etablissez dès le début les bases de votre communication avec lui. Créez des canaux de communication ouverts dès le départ, favorisant un échange franc. La clarté sur les attentes mutuelles et les délais prévient toute confusion ultérieure. Tout d’abord, pensez à prévoir du temps pour votre assistant dans votre semaine. Ouvrez-lui des temps d’échanges pour qu’il puisse comprendre vos demandes et exprimer ses questions, vous rapporter les informations obtenues, etc. Beaucoup d’entreprises choisissent de travailler avec des assistants de direction freelance à distance. Cela peut parfaitement être votre cas. Il faudra donc établir dès le début les moyens de communiquer : téléphone, mail, courrier LR (on ne sait jamais !) ? Je pense qu’il est judicieux de ne pas choisir de multiplier les canaux. Si vous envoyez un sms, suivit d’une réponse par email, croisée avec un message WhatsApp, les informations risquent d’être perdues. Votre assistant pourrait rapidement se sentir dépassé par les moyens de communiquer plutôt que par les tâches à exécuter. Quand il s’agit de travailler sur site, on peut penser que la communication se fait plus facilement et naturellement. C’est possible si votre environnement de travail permet les échanges mais ce n’est pas toujours aussi simple. Vous pouvez, lors de son arrivée, lui expliquer quelles sont vos manières de faire : êtes-vous adepte du bureau – porte ouverte ? Ou au contraire, préférez-vous établir des temps d’échanges spécifiques ? Votre assistant devra pouvoir comprendre quels sont vos besoins de communication. Il devra aussi pouvoir vous dire quelles sont ses attentes pour que votre collaboration se déroule le plus sereinement possible. 2. Définir les Responsabilités et les Objectifs de votre Assistant Indépendant Pour cultiver une collaboration fructueuse, un point crucial : assurez-vous que votre assistant de direction indépendant ait une vision claire de ses responsabilités et des objectifs de votre entreprise. Pensez, lors de la phase de formation, à bien lui expliquer quels sont vos enjeux et ceux de votre société. Pour exemple : vous souhaitez vendre votre entreprise dans les 3 prochaines années. Vous avez donc besoin de commencer à passer la main dans les mois qui viennent. En connaissant vos objectifs, il sera capable d’adapter son travail. Il comprendra sa position au sein de cet objectif et ne sera pas démuni lors d’échanges sur le sujet. Définir les missions Il n’est pas toujours évident de définir les missions que votre assistante indépendante devra porté dans son quotidien. Vous ne savez pas exactement comment décrire toutes les tâches ou cela vous parait évident. Tous les dirigeants sont différents et ce que vous attendez de votre assistante peut être latéralement opposé à ce qui est attendu de lui sur un autre contrat. Je pense qu’il existe deux façons d’aborder la problématique des missions : Les listes de missions définies pour un assistant administratif ou une secrétaire sont souvent incomplètes, à moins que vous n’ayez des besoins très spécifiques. Par exemple, vous pourriez envisager de le solliciter uniquement pour la création de devis. Cependant, établir une liste exhaustive dès le départ vous évitera toute déception en cas de besoin urgent. En outre, une liste détaillée contribuera à la prévention des litiges, une réalité parfois incontournable dans ce domaine. Surtout, elle favorisera l’établissement d’une relation de confiance indispensable dans cette collaboration. Je vous proposerais la semaine prochaine un article sur l’écriture d’une lettre de mission afin de créer une collaboration fructueuse avec votre assistant de direction indépendant. 3. Collaborer de manière fructueuse : Respecter des Délais Raisonnables Je pense que l’une des clés d’une collaboration saine avec un assistant est sans aucun doute la définition des urgences. Évitez les écueils en établissant des délais réalistes. La transparence sur les priorités facilite l’organisation du travail et prévient les éventuels stress inutiles. Bien sûr que votre assistant doit pouvoir comprendre si le mail qu’il vient de recevoir mérite de passer dans la top-liste ou s’il peut attendre quelques minutes avant d’être traité. Cependant, il peut être très facile de l’interrompre souvent avec de nouvelles demandes. De lui demander d’envoyer des messages plus tard dans la journée mais avant 18h le lendemain… Alors que, d’après votre définition de son temps de travail, il ne travaille pas pour vous le lendemain et qu’il lui reste 10 minutes avant de terminer sa journée. J’espère que vous avez lu la dernière phrase sans reprendre votre souffle. Au début de votre collaboration, il sera important de lui signifier les choses qui sont importantes pour vous. Comment les traiter et quelles sont les tâches qui pourront être faites selon son appréciation. Il doit aussi compter sur une communication transparente afin de vous dire quand il fait face à trop d’urgences. A ce moment-là, vous devriez pouvoir échanger sur la manière de gérer : peut-il déléguer, décidez-vous de passer certains dossiers en secondaire ? 4. Une Ambiance Positive au Travail pour favoriser la collaboration avec votre assistant de direction indépendant