Rédiger une lettre de mission avec un assistant de direction ou un office manager indépendant est sans doute l’une des étapes les plus cruciales de votre future collaboration. Elle permettra de renforcer la confiance et de démarrer votre relation sur de bonnes rails. La rédaction d’une lettre de mission se présente comme une étape stratégique incontournable. Elle encadre votre collaboration, clarifie les attentes et de garantie une coopération fructueuse.
Une lettre de mission, c’est quoi ?
Une lettre de mission est un document essentiel quand il s’agit d’établir une relation solide et de confiance avec un prestataire de service, en général, et votre futur office manager, en particulier, sur le long terme. Elle définit de manière formelle les termes et les conditions d’une collaboration professionnelle entre deux parties. Un lettre de mission énonce clairement :
- les objectifs et missions,
- les responsabilités,
- les attentes mutuelles,
- les conditions financières.
En substance, elle sert de contrat détaillé, établissant un cadre précis pour la collaboration à venir. C’est un outil stratégique permettant de clarifier les attentes, d’éviter les malentendus, et de créer un engagement mutuel. Dans le contexte d’une collaboration avec un assistant ou un office manager indépendant, la rédaction de lettre de mission revêt une importance particulière car il s’agit d’une relation pensée sur le long terme avec des contraintes horaires et des responsabilités importantes pour les deux parties.
Qui s’occupe de la rédaction de la lettre de mission ?
Une lettre de mission implique généralement deux parties prenantes cruciales : l’émetteur et le destinataire. L’émetteur, souvent l’entreprise cliente (vous), est celui qui initie la collaboration et rédige le document. C’est lui qui expose ses besoins, ses attentes et les conditions de la collaboration. Le destinataire, quant à lui, est le professionnel indépendant, tel qu’un assistant de direction ou un office manager à Lyon. Il accepte les termes de la lettre de mission et s’engage à respecter les conditions définies.
Le travail rédactionnel de la lettre de mission agit comme pilier de la communication et de l’engagement tout au long de la collaboration. Il est important que les deux parties soient impliquées dans la rédaction et la détermination des tenants et des aboutissants du contrat.
Bien entendu, il n’est pas inscrit dans le marbre que vous soyez la personne qui rédige ce document. J’ai pour habitude de m’occuper de la rédaction de la lettre de mission. En général, mon client n’est pas confiant sur le sujet, n’a pas le temps ou ne sait pas comment s’y prendre. Il préfère me laisser ce travail et le relit consciencieusement avant sa validation.
La rédaction du corps de la lettre de mission
Je vous propose la construction des lettres que j’ai l’habitude de constituer. Les parties sont bien entendu, à adapter à votre besoin et à vos attentes spécifiques. Libre à vous de retirer ou d’ajouter tout élément qui vous semble pertinent ou important à vos yeux.
1. La société cliente
Pour démarrer, je pense qu’il est important de rappeler les parties rattachées à la lettre de mission. Dans mon cas, en tant que rédactrice de la lettre, j’aime commencer par spécifier l’activité principale du client. Mais quoi qu’il arrive, cette partie doit permettre d’exprimer des informations pertinentes à propos de votre société ou de l’office manager qui vous rejoindrait.
2. L’Objet de la mission
Quand on rédige une lettre de mission c’est surtout pour définir le cadre des missions qui seront portées par le prestataire qui interviendra dans notre entreprise. Il s’agit donc la de la partie cœur de votre lettre de mission (et la seule qui semble indispensable).
2.1 La qualité de travail et la personne responsable
En première sous-partie, vous pouvez commencé par décrire la qualité de travail attendu, les attentes vis à vis du travail effectué (rendus par exemple).
« Vous vous engagez à réaliser les tâches et missions qui vous sont confiées de manière qualitative, dans le respect des règles et conditions de mise en œuvre de notre entreprise.«
2.2 Les missions confiées
Je suis une grande fan des tableaux dans ce cas pour que ce soit simple et rapide à lire. Listez ici toutes les missions que vous souhaitez confier à votre future assistante de direction indépendante. Vous pouvez retrouver des exemples de missions sur ma page : Mes missions.
Pensez qu’il peut aussi être très pertinent de spécifier les missions et les domaines qui ne font pas partis de ce que vous demanderez à votre futur freelance. Cela peut, d’une part, vous protéger en cas de litige, mais aussi protéger votre relation. Ne pensez pas que votre office manager remplacera votre avocat ou votre comptable par exemple.
2.3 L’exécution et le déroulement des missions
Dans le cas d’un freelance, il sera assez simple de définir la personne responsable mais dans l’hypothèse du travail avec une personne au sein du SAS ou SARL par exemple, pensez à spécifier la personne en charge de votre dossier. Il est aussi primordial d’encadrer les relations avec des personnes extérieures au contrat : fournisseurs, clients, autres prestataires, etc.
« La mission sera réalisée par les soins de Mme/Mr … .
Dans le cadre de certaines de mes tâches, il peut être utile et nécessaire de faire appel à des intervenants extérieurs. Si le cas se présentait, Mme/Mr … devra nous en faire part immédiatement et ne commencera les discussions qu’une fois notre accord écrit obtenu. »
3. Honoraires et modalités de paiement
La lettre de mission qui vous liera avec votre futur assistant de direction énonce clairement les honoraires et modalités de paiement pour assurer une compréhension mutuelle. Il s’agit sans doute de la partie la plus évidente du contrat – sans pour autant être la plus simple. Les honoraires sont généralement définis selon la nature de le mission. S’il s’agit d’une mission long terme on partira souvent sur des honoraires à la journée ou à l’heure. Sur une mission courte, souvent sur un forfait. Pensez aussi à vérifier les conditions de dépassement (en fonction des horaires ou du nombre d’heures réalisées).
Les modalités de paiement, quant à elles, spécifient le calendrier et la méthode de paiement convenus, que ce soit mensuellement, trimestriellement ou selon d’autres arrangements. Cette transparence renforce la confiance et assure une collaboration fluide en définissant clairement les attentes financières pour les services fournis.
4. Durée d’engagement et modalités de rupture d’une lettre de mission
Comme pour tout contrat, une date de démarrage et la durée de la mission sont les fondations de la lettre de mission. J’indique un paragraphe assez simple incluant :
- la date de début de la mission,
- la durée. S’il s’agit d’une mission régulière j’indique : « En tant que prestation régulière, les modalités de la présente lettre de mission sont fixées pour une durée indéterminée.«
Dans le cas d’une mission régulière, sans doute plus que pour une mission ponctuelle, il est très important de spécifier les modalités de rupture. Vous pouvez indiqué la durée du préavis et les conditions financières, les compensations attendues en fonction du cadre de la rupture.
5. Droit Applicable
Si la mention n’est pas indiquée dans les CGV ou CGPS ou que vous vous êtes mis d’accord sur une autre condition avec votre assistant, pensez à ajouter les mentions de droits applicables. Les informations sur le règlement des conflits à l’amiable ou du tribunal en charge.
6. Bonus
Attention à un point de la contractualisation avec un freelance : pensez à lui demander et à inscrire dans votre lettre de mission que celui-ci ne peut pas avoir un seul client lors de la réalisation de votre contrat. Le premier risque encouru à cause du client unique est la requalification du contrat en salariat déguisé.
Quand signer la lettre de mission ?
Après sa rédaction, la signature de la lettre de mission revêt une importance stratégique dans le processus de collaboration. Idéalement, elle devrait intervenir avant le début effectif de la collaboration entre l’émetteur et le destinataire, c’est-à-dire avant le début des activités professionnelles.
La signature permet d’instaurer un cadre formel dès le départ. Cela clarifie les attentes et évite les ambiguïtés dès le démarrage. Elle peut intervenir lors de réunions préliminaires avec votre futur office manager indépendant. Elle marquera ainsi votre accord mutuel sur les termes et conditions énoncés dans le document. Cette étape préliminaire est cruciale pour établir une base solide, renforcer la confiance et offrir une sécurité juridique à toutes les parties impliquées. La signature de la lettre de mission symbolise donc l’engagement réciproque et marque le début d’une collaboration professionnelle bien définie et prometteuse.
Quels documents pour compléter une lettre de mission ?
La lettre de mission ne suffira pas obligatoirement à donner un cadre à votre relation. Il est utile de lui annexer certains documents. Pour ma part, j’inclus :
CGV – Conditions Générales de Ventes ou CGPS – Conditions Générales de Prestation de Services
Il s’agit d’un document fourni par votre futur assistant indépendant qui permet de régir toutes ses collaborations avec ses clients. Elles définissent les grandes lignes applicables à tous les contrats qu’il signe. La lettre de mission étant plus détaillée, ce sont les informations données dans la lettre qui prendront le pas si deux informations sont contradictoires. Par exemple : vous pouvez définir ensemble que les horaires sur lesquelles votre assistant sera disponible dans vos bureaux lyonnais vont de 8h à 18h du lundi au jeudi sans surcoûts alors que ses CGPS informent que ses horaires sont de 9h à 17h du lundi au vendredi et que des surcoûts s’appliquent en cas de dépassement.
NDA – Accord de non-divulgation ou Non Disclosure Agreement
Véritable protecteur de votre future relation, le NDA est un document impératif dans la relation avec votre office manager. Ce contrat stipule que les informations confidentielles partagées ne seront pas divulguées à des tiers sans consentement préalable. Il est primordial de le mettre en place dans le cadre de la signature de la lettre de mission : vous allez transférer et donner accès à de nombreuses informations confidentielles à votre assistante de direction. Le NDA a pour but de protéger vos données, informations et le cœur de votre business. La violation d’un NDA peut entraîner des conséquences juridiques, soulignant l’importance de la confidentialité dans cette relation professionnelle.
Devis/Facture
Il est important que vous soyez en phase sur les points financier. Vous devriez obtenir un devis ainsi que, par la suite, des factures pour compléter la lettre de mission. Le devis vous permettra d’anticiper les coûts du travail avec votre futur office manager. Il devrait aussi vous permettre de connaitre les cas spécifiques : dépassement d’honoraires, disponibilités… Un indépendant peut choisir plusieurs version pour facturer ses prestations :
- au forfait – sur des missions spécifiques et courtes en général ;
- à l’heure ou à la journée ;
- en présentiel ou distanciel ;
- etc.
Avenants
Comme pour tout contrat, il est possible d’ajouter des avenants à votre lettre de mission. Si votre relation s’établie dans le temps, il peut être judicieux de revoir les tarifs. Vous pouvez aussi décider d’augmenter ou de diminuer le nombre d’heures qui avaient été définies dans votre contrat initial. Les avenants permettent de maintenir un niveau de responsabilité et d’engagement élevé entre votre assistante de direction indépendante et votre entreprise.
Conclusion
La lettre de mission est sans doute l’un des outils les plus importants de la relation que vous allez construire avec votre future assistante de direction. Elle permet de définir les piliers de votre travail dans les mois à venir. La rédaction de la lettre de mission encadre ainsi tous les aspects de la relation : les missions, le travail à effectuer, les honoraires et les aspects juridique. Je vous conseille de vous entourer et de ne pas hésiter à demander l’avis d’un avocat pour être certain des éléments de votre lettre. La lettre de mission doit aussi être accompagnée d’autres documents pour couvrir toutes les particularités de votre collaboration.
