Rédiger une lettre de mission avec un assistant de direction ou un office manager indépendant est sans doute l’une des étapes les plus cruciales de votre future collaboration. Elle permettra de renforcer la confiance et de démarrer votre relation sur de bonnes rails. La rédaction d’une lettre de mission se présente comme une étape stratégique incontournable. Elle encadre votre collaboration, clarifie les attentes et de garantie une coopération fructueuse. Une lettre de mission, c’est quoi ? Une lettre de mission est un document essentiel quand il s’agit d’établir une relation solide et de confiance avec un prestataire de service, en général, et votre futur office manager, en particulier, sur le long terme. Elle définit de manière formelle les termes et les conditions d’une collaboration professionnelle entre deux parties. Un lettre de mission énonce clairement : En substance, elle sert de contrat détaillé, établissant un cadre précis pour la collaboration à venir. C’est un outil stratégique permettant de clarifier les attentes, d’éviter les malentendus, et de créer un engagement mutuel. Dans le contexte d’une collaboration avec un assistant ou un office manager indépendant, la rédaction de lettre de mission revêt une importance particulière car il s’agit d’une relation pensée sur le long terme avec des contraintes horaires et des responsabilités importantes pour les deux parties. Qui s’occupe de la rédaction de la lettre de mission ? Une lettre de mission implique généralement deux parties prenantes cruciales : l’émetteur et le destinataire. L’émetteur, souvent l’entreprise cliente (vous), est celui qui initie la collaboration et rédige le document. C’est lui qui expose ses besoins, ses attentes et les conditions de la collaboration. Le destinataire, quant à lui, est le professionnel indépendant, tel qu’un assistant de direction ou un office manager à Lyon. Il accepte les termes de la lettre de mission et s’engage à respecter les conditions définies. Le travail rédactionnel de la lettre de mission agit comme pilier de la communication et de l’engagement tout au long de la collaboration. Il est important que les deux parties soient impliquées dans la rédaction et la détermination des tenants et des aboutissants du contrat. Bien entendu, il n’est pas inscrit dans le marbre que vous soyez la personne qui rédige ce document. J’ai pour habitude de m’occuper de la rédaction de la lettre de mission. En général, mon client n’est pas confiant sur le sujet, n’a pas le temps ou ne sait pas comment s’y prendre. Il préfère me laisser ce travail et le relit consciencieusement avant sa validation. La rédaction du corps de la lettre de mission Je vous propose la construction des lettres que j’ai l’habitude de constituer. Les parties sont bien entendu, à adapter à votre besoin et à vos attentes spécifiques. Libre à vous de retirer ou d’ajouter tout élément qui vous semble pertinent ou important à vos yeux. 1. La société cliente Pour démarrer, je pense qu’il est important de rappeler les parties rattachées à la lettre de mission. Dans mon cas, en tant que rédactrice de la lettre, j’aime commencer par spécifier l’activité principale du client. Mais quoi qu’il arrive, cette partie doit permettre d’exprimer des informations pertinentes à propos de votre société ou de l’office manager qui vous rejoindrait. 2. L’Objet de la mission Quand on rédige une lettre de mission c’est surtout pour définir le cadre des missions qui seront portées par le prestataire qui interviendra dans notre entreprise. Il s’agit donc la de la partie cœur de votre lettre de mission (et la seule qui semble indispensable). 2.1 La qualité de travail et la personne responsable En première sous-partie, vous pouvez commencé par décrire la qualité de travail attendu, les attentes vis à vis du travail effectué (rendus par exemple). « Vous vous engagez à réaliser les tâches et missions qui vous sont confiées de manière qualitative, dans le respect des règles et conditions de mise en œuvre de notre entreprise.«  2.2 Les missions confiées Je suis une grande fan des tableaux dans ce cas pour que ce soit simple et rapide à lire. Listez ici toutes les missions que vous souhaitez confier à votre future assistante de direction indépendante. Vous pouvez retrouver des exemples de missions sur ma page : Mes missions. Pensez qu’il peut aussi être très pertinent de spécifier les missions et les domaines qui ne font pas partis de ce que vous demanderez à votre futur freelance. Cela peut, d’une part, vous protéger en cas de litige, mais aussi protéger votre relation. Ne pensez pas que votre office manager remplacera votre avocat ou votre comptable par exemple. 2.3 L’exécution et le déroulement des missions Dans le cas d’un freelance, il sera assez simple de définir la personne responsable mais dans l’hypothèse du travail avec une personne au sein du SAS ou SARL par exemple, pensez à spécifier la personne en charge de votre dossier. Il est aussi primordial d’encadrer les relations avec des personnes extérieures au contrat : fournisseurs, clients, autres prestataires, etc. « La mission sera réalisée par les soins de Mme/Mr … .Dans le cadre de certaines de mes tâches, il peut être utile et nécessaire de faire appel à des intervenants extérieurs. Si le cas se présentait, Mme/Mr … devra nous en faire part immédiatement et ne commencera les discussions qu’une fois notre accord écrit obtenu. » 3. Honoraires et modalités de paiement La lettre de mission qui vous liera avec votre futur assistant de direction énonce clairement les honoraires et modalités de paiement pour assurer une compréhension mutuelle. Il s’agit sans doute de la partie la plus évidente du contrat – sans pour autant être la plus simple. Les honoraires sont généralement définis selon la nature de le mission. S’il s’agit d’une mission long terme on partira souvent sur des honoraires à la journée ou à l’heure. Sur une mission courte, souvent sur un forfait. Pensez aussi à vérifier les conditions de dépassement (en fonction des horaires ou du nombre d’heures réalisées). Les modalités de paiement, quant à elles, spécifient le calendrier et la méthode de paiement convenus, que