Assistante indépendante professionnellement, je me suis dit qu’aujourd’hui, j’allais vous emmener avec moi lors de la réalisation d’une journée de mission.
Le métier d’assistante de direction est vieux comme le monde mais sa mise en œuvre en tant qu’indépendant n’est pas toujours évidente dans l’esprit de tout le monde. Le métier d’assistante de direction à largement évolué et peut se décliner de nombreuses manières : d’office manager à assistante personnelle, les métiers sont nombreux. Je suis actuellement en prestation dans deux entreprises, une en tant qu’assistante de direction auprès de la fondatrice et présidente, la seconde en tant qu’office manager auprès des deux directeurs généraux et de l’équipe.
Une assistante de direction, c'est quoi ?
Commençons ici par quelques notions et vulgarisations. Vous avez sûrement une idée personnelle de ce qu’est l’assistante de direction. De la Émilie dans Le Diable s’habille en Prada à Jeanne (la grande absente) dans les épisodes du Palmashow, le métier d’assistante de direction peut varier et sa journée aussi.
Les termes de l'assistante indépendante
Je vous proposes de voir ensemble les termes les plus courants autour du métier d’assistante :
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- Assistante de direction : « L’assistant de direction seconde le dirigeant de l’entreprise dans ses fonctions. Il est chargé de la partie administrative et organisationnelle pour que ce dernier puisse exercer ses responsabilités dans les meilleures conditions. » – Définition Cadremploi
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- Secrétaire de direction : en fonction du contexte, la secrétaire de direction a le même rôle que l’assistante de direction. Il existe parfois de petites différences dans les responsabilités accordées.
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- Assistante administrative : « Un assistant administratif occupe une place essentielle dans la gestion d’une entreprise. Il est chargé du traitement des documents, ainsi que de certaines tâches comptables. » – Définition Cadremploi
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- Office Manager : « Il sera en charge de coordonner les ressources humaines, de gérer les finances et le budget, de superviser les services généraux et d’organiser les événements aussi bien internes qu’externes. » – Définition CEGOS
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- Assistant personnel : « L’assistant personnel est consacré à une personne qui peut être un particulier ou un professionnel haut placé. Il effectue des tâches diverses dans le but de faciliter au maximum la vie de son employeur. » – Définition Institut de Conciergerie
Si je devais simplement reprendre avec mes mots, l’assistant de direction intervient sur toutes les tâches liées aux besoins du dirigeant qu’il accompagne. C’est le cas aussi de la secrétaire de direction. L’assistant administratif, lui, n’est pas obligatoirement en relation avec les dirigeants et peut être rattaché à d’autres personnes de la société sur des tâches majoritaires comptables et administratives. L’office manager, bien que rattaché à la direction est très transverse et permet de faciliter la vie de l’équipe (ou des équipes) qui dépendent du dirigeant. Enfin, l’assistant personnel intervient auprès d’une personne (particulier ou dirigeant) afin de faciliter son quotidien autant professionnel que personnel.
Une journée d'assistante indépendante
J’ai deux postes à l’heure actuelle. Chez mon premier client, je suis office manager indépendant dans une entreprise de service et de rédaction d’une douzaine de collaborateur, en relation directe avec les deux dirigeants. J’occupe ce poste directement dans les bureaux de mon client. Chez ma seconde cliente, je suis assistante de direction indépendante auprès de la chef d’entreprise et fondatrice d’une entreprise grossiste dans un produit chimique spécifique. Je travaille une partie de mon temps dans les locaux de la société et une partie à distance. Je reste globalement disponible pour cette cliente tous les jours de la semaine.
Ma journée d'assistante de direction
9h30 :
Ouverture des mails.
Souvent, j’arrive avant ma cliente et je démarre la journée par ouvrir tous les mails qui sont arrivés. Je réponds à ceux qui ne nécessitent pas de réflexion ou de travail complémentaire, supprime (ou me désinscris) les mails indésirables et je note les mails dont la réponse nécessite un travail supplémentaire. Dans mon poste chez cette cliente, je m’occupe principalement des modifications de commandes, des nouvelles demandes clientes et de la relation cliente.10h30 :
Réunion avec la dirigeante.
Après l’ouverture des mails, nous faisons une réunion avec la dirigeante pour échanger sur les travaux prioritaires ou urgents. Nous pouvons aussi échanger sur le travail de fond à réaliser. Cela peut couvrir de nombreux travaux :– préparation de voyage ;
– facturation et suivi des créances ;
– propositions tarifaires ;
– relations banques, comptables, fournisseurs, etc.
11h30 :
Adressage des priorités.
Régulièrement, les priorités consistent à travailler des propositions tarifaires pour envoie aux clients. Je peux aussi travailler sur la facturation ou la gestion des créances dans les tâches prioritaires de ma journée d’assistante de direction.13h00 :
Un petit plat.
14h00 :
Travail de fond.
Après avoir géré les urgences, je passe au travail de fond. Dans la société en question, cela recouvre : mettre en place des outils de gestion ( CRM, facturation, etc.), travail sur les tableaux des chiffres de l’entreprise, gestion du site internet et de la communication…16h00 :
Point sur les avancées.
Avant la fin de la journée, c’est l’occasion de refaire un tour sur les échanges avec les clients, les avancées. Le but est de déblayer un maximum d’informations pour repartir sur une journée propre le jour suivant et être prêtes pour les possibles urgences à venir.
16h30 :
Réintégration.
Après la réunion, je m’occupe de réintégrer les informations données. Modification des tableaux ou des factures, envoie de réponses aux clients, etc.
17h30 :
Fin de journée.
Ma journée d'office manager
9h00 :
Ouverture des mails & gestion des demandes de l’équipe.
A mon arrivée, des documents ont pu être posés sur mon bureau ou certains membres de l’équipe me demandent des services spécifiques. Changements de billets de train, facturation, virements pour des fournisseurs, etc. Je m’occupe aussi de dépiler les emails pour répondre aux besoins comptables, RH ou encore spécifiques comme les abonnements de parking de l’équipe.
10h00 :
Règlements et facturation.
Je fais un tour de toutes les factures à faire dans la journée et des virements à préparer. Je peux aussi m’occuper des notes de frais ou encore des commandes dont l’équipe aurait besoin.
11h30 :
Besoins équipe & RH.
Durant cette heure, ma journée d’office manager me ramène sur les besoins de l’équipe. Je vais adresser de nouvelles demandes variées pour faciliter le travail de l’équipe. Je peux aussi m’occuper des besoins RH : des papiers concernant une nouvelle embauche ou des documents sociaux par exemple.
12h30 :
Pause repas avec toute l’équipe et moment de convivialité
13h30 :
Tâches de fond.
Le début d’après midi est souvent propice à l’adressage des problématique de fond. Actuellement, je m’occupe des rapprochements du nouveau système de facturation et des règlements clients par exemple. Il s’agit des tâches fastidieuses et demandant une grande concentration.
15h30 :
Point dirigeant.
Régulièrement, je fais un point avec l’un des dirigeants en fonction des demandes adressées pour rééquilibrer, poser les questions pour avancer ou encore définir les prochains travaux à réaliser.
16h30 :
Clôture.
Pour cette dernière demie heure, j’intègre les informations échangées avec le dirigeant. Je note les tâches, deadlines et autres informations importantes. J’envoie les derniers mails et je clôture la journée pour préparer la suivante.
17h00 :
Fin de la journée.
Mes journées à distance en tant qu'assistante indépendante
Les journées à domicile sont souvent plus simples. Je travaille un nombre d’heures définies pour mes clients et je travaille surtout pour mes sociétés.
Mes tâches couvrent :
- gestion des emails et réponse aux questions ;
- gestion des to-do clients ;
- gestion des to-do de mes entreprises ;
- appels et réunions avec mes clients ;
- rédaction des articles de blog ;
- gestion de la communication de mes entreprises ;
- etc.
Conclusion
Une journée en tant qu’assistante indépendante est une journée qui s’organise entre disponibilité immédiate et tâches de fond. Au quotidien, il est important que je sois en capacité de faire la différence, de toujours adresser toutes les problématiques dans le temps qui m’est imparti. Il peut s’agir de tâches de comptabilité comme de mise en place de processus ou de nouveaux outils. C’est le fait de varier mes journées qui me plait particulièrement et qui me rend efficace. La journée de votre assistante indépendante doit être organisée tout en permettant toujours la place à l’imprévu pour réussir à maintenir un niveau de flexibilité important.
