Vous vous le dîtes sûrement régulièrement – et vous le dites aussi aux personnes avec qui vous travaillez – « je n’ai pas le temps ». Phrase de notre quotidien malheureusement, il est temps d’y travailler pour changer les choses. Votre position de cadre ou dirigeant vous demande de jongler entre l’opérationnel et la stratégie au quotidien. Capacité à gérer de multiples situations en même temps, besoin de vous dédoubler pour assurer tâches administratives et vision stratégique, disponibilité pour assumer les crises quotidiennes… Et si externaliser les tâches administratives pouvait vous aider ?
Aujourd’hui, vous avez un réel besoin de libérer votre temps pour vous consacrer à ce qui créé la valeur de votre métier. L’une des stratégies les plus efficaces pour atteindre cet objectif est l’externalisation des tâches administratives grâce à des ressources externes. Un choix qui vous permet flexibilité, adaptabilité, évolutivité et réduction des coûts. De plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser leurs tâches administratives à une assistante indépendante.
1. Externaliser les tâches administratives : Libération du Temps Précieux
L’un des avantages les plus évidents d’externaliser les tâches administratives à une assistante indépendante est la libération du temps précieux. En tant qu’entrepreneur ou cadre, vous passez souvent des heures à vous occuper de tâches administratives fastidieuses. Votre temps pourrait être mieux consacré au développement de l’entreprise. Externaliser ces responsabilités vous permet de vous décharger votre charge de travail. Cela vous laisserait le temps de vous concentrer aux aspects stratégiques de votre rôle.
En ayant recours aux services d’une assistante à distance, vous pouvez déléguer des tâches spécifiques à des moments précis, en fonction de vos besoins. Vous aurez aussi accès à une expertise sans les coûts et contraintes associés à l’embauche d’une assistante à temps plein. Le travail de ces assistantes étant d’optimiser leur propre temps, il est impératif pour elles de vous proposer une grande efficacité pour les missions que vous leur confiez.
2. Flexibilité et Évolutivité
La flexibilité offerte par l’externalisation des tâches administratives, l’une des raisons qui pousse à faire appel à une assistante indépendante.
Une problématique de timing
En optant pour des professionnels indépendants, votre entreprise peut bénéficier d’une main-d’œuvre flexible, capable de s’adapter à vos horaires spécifiques. Grâce à un contrat établit selon vos besoins spécifiques, votre assistante indépendante pourra travailler sur des horaires « plus élargies par rapport à ceux de vos salariés. Deux types de contrats se dessinent en règle général :
- Un contrat fixe, basé sur vos horaires qui vous permet de favoriser la régularité tout en s’adaptant à votre demande. On peut imaginer que votre assistante soit en charge de vos dossiers tous les lundis de 15h à 20h.
- Un contrat dynamique, basé sur le nombre d’heures dont vous avez besoin. Vous avez besoin que votre assistante intervienne sur des sujets spécifiques sans horaires spécifiques. Par exemple, un contrat basé au nombre d’heures : votre assistante réalisera 10h de temps de travail chaque semaine.
Évolutivité
De plus, externaliser les tâches administratives à une assistante freelance offre une évolutivité instantanée. Si vos besoins administratifs augmentent ou diminuent, vous pouvez ajuster la charge de travail de votre assistante virtuelle en conséquence, sans les tracas associés à la gestion RH.
Flexibilité géographique
Enfin, votre assistante peut aussi s’adapter à vos besoins nationaux et internationaux. Cette flexibilité transcende les frontières de la ville où votre assistante se trouve. Elle offre la possibilité à votre entreprise basée en Europe, par exemple, de collaborer avec une assistante située aux États-Unis. Cette configuration permet une adaptation à vos exigences et au développement de votre ambition. Elle peut aussi vous assurer une continuité opérationnelle ininterrompue, en permettant de répondre aux demandes 24h/24. Les avantages sont multiples, allant de la gestion efficace des délais à la satisfaction client, car votre entreprise serait en mesure de répondre aux demandes en temps réel, quelle que soit l’heure de la journée.
Ainsi, la flexibilité apportée par l’externalisation de vos tâches à une assistante à distance permet une adaptabilité aux horaires de votre société et à son développement selon ses besoins spécifiques.
3. Externaliser les tâches : Réduction des Coûts Opérationnels
Engager une assistante administrative indépendante pour externaliser certaines tâches peut également conduire à des économies significatives. En tant qu’indépendante, elle travaille généralement sur une base contractuelle ou à la tâche, éliminant ainsi les coûts fixes liés à un employé. Vous n’avez pas à vous soucier des avantages sociaux, des congés payés ou de l’espace de bureau supplémentaire, ce qui peut représenter une économie substantielle pour votre entreprise.
De plus, les assistantes freelances sont souvent équipées de leurs propres outils et logiciels. Cela élimine la nécessité d’investir dans des équipements supplémentaires. Il peut aussi faciliter votre travail de chef d’entreprise quant à la sélection de futurs systèmes pour l’entreprise.
Cette approche économique de l’externalisation permet aux petites entreprises et aux entrepreneurs individuels de bénéficier de services administratifs de haute qualité sans supporter les coûts associés à l’embauche d’une équipe interne.
4. Accès à un Pool Mondial de Talents
Externaliser les tâches administratives à des assistantes indépendantes élargit considérablement le bassin de talents dont votre entreprise peut tirer parti. Vous n’êtes pas limité par la localisation géographique. Vous pouvez engager une assistante administrative hautement qualifiée, peu importe où elle se trouve dans le monde. Cela ouvre la porte à une diversité de compétences et d’expériences, renforçant ainsi la qualité des services que vous recevez.
Cette globalisation des talents permet également de surmonter les défis liés aux fuseaux horaires. Votre assistante à distance peut travailler sur des tâches critiques même pendant vos heures de repos, assurant ainsi une continuité opérationnelle ininterrompue. De nombreuses solutions peuvent vous aider à trouver le bon profil à distance tel que LinkedIn.
5. Amélioration de la Productivité
Avoir recours à une assistante à distance peut considérablement améliorer la productivité globale de l’entreprise. Les assistantes indépendantes sont souvent hautement qualifiées et autonomes. Elles peuvent accomplir des tâches administratives rapidement et efficacement. Elles développent chacune des spécificités et des compétences uniques qui peuvent vous permettre de compléter vos compétences internes.
Capables de travailler sur de nombreux sujets en parallèle, de fonctionner avec des équipes variées et de collaborer avec toutes les strates de votre entreprise,
elles sont des atouts majeurs pour compiler toutes les informations et les synthétiser pour une vision globale de votre entreprise. Grâce à ce travail, votre assistante peut vous apporter une vision large, complète et venir appuyer vos décisions pour l’avenir tout en maximisant votre temps.
6. Réduction du Stress et de la Pression sur le Personnel Interne
Les tâches administratives peuvent souvent être chronophages et génératrices de stress pour le personnel interne tout comme pour vous en tant que dirigeant. En externalisant ces responsabilités à une assistante à distance, vous pourrez vous concentrer sur vos domaines de compétence. Cela permet de réduire le niveau de stress et de pression au sein de l’organisation. De plus, en créant un point d’entrée unique pour toutes les tâches administratives de votre entreprise, vous faciliterez la communication tout en apportant de la sérénité à vos équipes. Une équipe interne plus détendue et concentrée sur des tâches stratégiques est plus susceptible d’être créative et productive.
Conclusion : Externaliser les tâches pour gagner en temps, en argent et en énergie
En conclusion, chef d’entreprise, entrepreneur ou encore cadre peut externaliser les tâches à une assistante indépendante pour une ou plusieurs raisons. En externalisant ce métier, votre entreprise peut bénéficier de nombreux avantages tels que la libération du temps précieux ou la réduction des coûts opérationnels en passant par la flexibilité et l’accès à un pool mondial de talents. Cette approche peut transformer la manière dont votre entreprise fonctionne.
Si vous cherchez à optimiser votre productivité et à libérer du temps pour vous concentrer sur l’essentiel, envisagez sérieusement de faire appel à une assistante à distance ou à une assistante freelance pour externaliser les tâches administratives. Vous pourriez être agréablement surpris par les résultats positifs que cela apporte à votre entreprise.
