Liquidations en chaîne, marchés incertains, concurrence accrue… Face à la conjoncture économique qui fragilise de nombreuses TPE et PME, les dirigeants sont confrontés à des défis majeurs pour assurer la pérennité et le développement de leur entreprise.
Dans un contexte aussi délicat, optimiser sa stratégie et son organisation devient une priorité pour améliorer les performances globales de sa société. Un levier essentiel pour tirer son épingle du jeu et garder le cap dans une période agitée.
Vous vous demandez quels moyens mettre en œuvre pour augmenter la productivité de vos équipes et mettre toutes les chances de votre côté pour 2025 ? Voici des pistes concrètes pour relever ce défi avec succès !
La productivité en entreprise : un enjeu central pour les dirigeants
Alors que de nombreuses entreprises se voient dans l’obligation de mettre la clé sous la porte avec un record de défaillances en 2024, il est plus que jamais nécessaire de s’armer pour affronter la crise et se prémunir contre ses effets délétères.
Si les causes de ce triste tableau sont nombreuses (fin des aides gouvernementales, hausse des coûts de l’énergie et des matières premières, durcissement des conditions de crédit) et et laissent les dirigeants démunis, il leur reste encore une marge d’action pour résister et rester compétitif.
Puisqu’on ne peut agir de l’extérieur, il reste à faire de son mieux pour s’améliorer de l’intérieur : augmenter la productivité et les performances de son entreprise, optimiser la qualité de ses produits et services, renforcer la dynamique collective et le bien-être de ses collaborateurs… Toutes ces choses, dont on se soucie parfois trop peu, sont encore accessibles aujourd’hui, et c’est ici que doivent se concentrer les efforts.
De fait, avoir une équipe plus productive permet une meilleure rentabilité, une réduction des coûts significative et une satisfaction accrue des collaborateurs et clients.
Cependant, cette efficacité au travail peut facilement se diluer par manque d’organisation ou de motivation en interne. Il est donc essentiel de la mesurer régulièrement et de tout mettre en œuvre pour l’optimiser en continu. Il existe à cet effet différentes méthodes et outils qui ont largement fait leurs preuves. C’est ce que nous alors voir à présent…
Les principaux leviers à connaître pour augmenter la productivité au sein de votre entreprise
1. Définir des objectifs clairs et mesurables

Dans un contexte économique incertain, fixer des objectifs clairs et bien définis est essentiel pour mobiliser vos équipes et maintenir le cap. La méthode SMARTER est un outil efficace pour structurer avec précision vos ambitions et déterminer la meilleure façon de passer à l’action.
Ainsi, vous devez veiller à ce que chaque objectif soit à la fois Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini (le fameux “SMART”).
Mais cela ne s’arrête pas là. À ces critères doivent s’ajouter deux actions importantes et que l’on tend parfois à oublier : Évaluer et Réajuster (SMARTER). En effet, il est essentiel de rester agile et de vérifier régulièrement si ces ambitions sont assez réalistes et pertinentes, de manière à concentrer vos efforts au meilleur endroit.
Ce travail de projection tend souvent à être mis de côté par manque de temps, de clarté ou d’intérêt. Pourtant, vos objectifs sont votre boussole. Plus ils seront spécifiques et mesurables plus vous aurez une vision claire de la direction à suivre. Par exemple, au lieu de dire “je souhaite augmenter les ventes cette année”, dites plutôt “nous devons augmenter le chiffre d’affaires de 10 % d’ici la fin du trimestre”. Cela offre un repère précis, facile à suivre et motivant pour vos collaborateurs. Une approche qui permet en outre d’imaginer plus concrètement les moyens à déployer pour atteindre votre but. Aussi, pour que vos objectifs soient partagés par tous, veillez à les communiquer régulièrement à vos équipes de manière à les impliquer davantage.
Enfin, prenez le temps d’analyser les résultats obtenus et d’ajuster vos stratégies en fonction des retours terrain. Cette flexibilité vous permettra de maximiser vos chances de réussite, malgré un environnement changeant.
2. Mettre en place un plan d’action structuré
Sur la base de ces projections, vous devrez ensuite définir avec précision quelles seront vos priorités pour les mois à venir. Cela doit se traduire par un plan d’action concret au service de chaque objectif visé.
De cette stratégie doit découler une feuille de route et un calendrier. Il est important de planifier chaque étape (découper chaque projet en sous-tâches) pour avancer pas à pas vers le but que vous vous êtes donné.
Au-delà d’envisager une stratégie globale pour votre entreprise, vous devez également la décliner et la personnaliser pour chaque membre de votre équipe. Les collaborateurs peuvent d’ailleurs être mis à contribution pour les impliquer davantage.
Attention, avoir une approche stratégique et organisée, ne veut pas dire construire un système rigide et alambiqué, au risque d’être contre-productif. La simplicité doit rester le maître mot. Il est important de vous concentrer sur une stratégie réaliste, adaptée à la réalité du terrain et de vos salariés.
De fait, ce travail de planification doit se co-construire avec vos équipes, en prenant note de ce qui fonctionne et de ce qui peut être optimisé.
Enfin, pour être efficace, un travail important doit être fait sur la planification des différentes actions à mener, en y allouant autant que possible, des blocs de temps dédiés.
Ces périodes réservées à des tâches spécifiques permettent de réduire les interruptions et de se concentrer pleinement sur les priorités plutôt que de passer sans cesse d’un sujet à l’autre.
3. Choisir les bons outils pour vos équipes
Pour augmenter la productivité de vos collaborateurs, vous devez également vous assurer que ces derniers bénéficient des outils les plus efficaces pour collaborer et organiser leurs journées.
À cet effet, il peut être judicieux de mettre en place des logiciels de gestion de projet collaboratifs et des gestionnaires de tâches adaptés aux besoins de votre entreprise. Il en existe aujourd’hui un grand nombre sur le marché avec plusieurs solutions qui ont fait leurs preuves comme Asana, Notion, Monday, Airtable, Trello ou encore Clickup. Bien sûr, à vous de juger lequel s’adaptera le mieux à vos besoins et à votre secteur d’activité.
Pour éviter les longs échanges d’emails et fluidifier la communication au sein de vos équipes, vous pouvez également vous appuyer sur des messageries instantanées comme Slack ainsi que des solutions d’hébergement en ligne comme Dropbox ou Google Drive. Ces dernières seront les bienvenues pour faciliter le partage d’informations (dossiers partagés dans le cloud, envoi de fichiers volumineux…).
Pour aider vos salariés à mieux estimer le temps nécessaire à chaque tâche, vous pouvez aussi installer des solutions de suivi de temps comme Toggl ou Clockify pour mesurer le temps passé sur chaque mission, en tirer des enseignements et ajuster en fonction. Au-delà d’être utile pour optimiser l’organisation et la répartition des tâches, cela peut aussi vous servir d’un point de vue commercial, pour vous aider à mieux vendre certaines prestations.
Pour gagner du temps sur les tâches chronophages et redondantes, vous pouvez aussi envisager la mise en place d’automatisations à l’aide d’outils comme Zapier ou Make. Ces solutions permettent de connecter différentes applications entre elles et de déclencher automatiquement des chaînes d’actions, comme l’envoi de notifications, la mise à jour d’un fichier ou le transfert de données entre plateformes.
Enfin, si votre activité s’y prête, il est également possible de vous appuyer sur l’IA pour gagner du temps sur certaines tâches laborieuses ou rébarbatives : l’analyse de données, le support client (en configurant des chatbots pour les demandes simples et récurrentes), la transcription automatique des réunions, etc.
Comme vous le voyez, il y a mille et une façons de mettre la technologie à votre service pour augmenter la productivité globale de votre entreprise et gagner de précieuses heures pour vous concentrer sur l’essentiel.

4. Réduire les distractions et pertes de temps
Lorsque l’on commence à prendre du recul sur son organisation, il n’est pas rare de constater que certaines pertes de temps auraient pu être évitées : les réunions qui s’éternisent, les emails et autres sollicitations intempestives qui interrompent le cours de nos actions, la tendance au multitâches qui nous éparpille, les distractions numériques, etc.
Pour éviter ces écueils, il est important de cadrer les choses dès le début et de mettre en place des bonnes pratiques qui encouragent la productivité des salariés comme :
- Limiter les réunions inutiles et privilégier les points courts et efficaces (certains vont jusqu’à faire leurs réunions debout, ce que les anglophones appellent le “stand up meeting” ).
- Encourager une gestion proactive des emails : concentrer leur traitement à certains moments de la journée avec des plages horaires dédiées (plutôt que d’y retourner machinalement 10 fois par jour et se déconcentrer à chaque fois), mettre en place des filtres automatiques, prioriser…
- Mettre en place des solutions de blocage pour éviter les distractions numériques pendant les heures de travail (réseaux sociaux et autres médias en ligne)
- Optimiser les agendas : concentrer les tâches similaires, fixer des deadlines pour éviter la procrastination, etc.
5. Favoriser la concentration et le bien-être des salariés
La productivité de vos salariés est aussi fortement corrélée à l’environnement professionnel dans lequel ils évoluent. Ainsi, vous devrez veiller à aménager des espaces de travail confortables, adaptés à leurs besoins et propices à la concentration. À cet effet, cloisons acoustiques, éclairage naturel et autres bureaux ergonomiques contribueront à créer un cadre agréable et stimulant. Outre les zones de calme pour les tâches individuelles, il est aussi important de prévoir des espaces collaboratifs pour se réunir, favoriser les échanges et l’émulation collective.
Bien que cela puisse paraître contre-productif, encourager vos collaborateurs à prendre des pauses régulières peut également s’avérer bénéfique. Pour cela, vous pouvez par exemple les initier à la fameuse méthode Pomodoro qui alterne session de travail de 25 minutes et pauses de 5 minutes.
En effet, il a été prouvé que s’accorder régulièrement quelques minutes de déconnexion améliore la concentration et prévient l’épuisement (à condition que ces pauses se fassent en dehors des écrans et ne s’éternisent pas bien sûr). Pour cela vous pouvez aussi aménager un espace de détente agréable, incitant à la décompression : coin propice à la lecture, à la méditation, etc.
Enfin, le bien-être physique et mental de vos équipes doit aussi être considéré comme une priorité. Dans cette optique, vous pouvez par exemple installer des équipements sportifs, organiser des ateliers ou des séances de relaxation (comme le yoga ou la méditation) afin de renforcer le moral des collaborateurs tout en favorisant la cohésion. Des salariés en bonne santé, épanouis et heureux de travailler avec leurs collègues sont naturellement plus efficaces et engagés dans leurs missions. Notez par ailleurs que cette démarche peut s’avérer très bénéfique pour votre marque employeur (ce qui facilitera le recrutement et réduira le turnover au sein de votre entreprise).
6. Faire preuve de reconnaissance pour développer l’engagement
Votre reconnaissance envers vos collaborateurs est un levier puissant pour stimuler leur motivation. Ainsi, n’hésitez pas à instaurer des petits rituels pour célébrer les réussites individuelles ou collectives et valoriser les efforts fournis. Ces gestes, qu’ils soient spontanés (félicitations en réunion) ou plus formels (récompenses, distinctions) permettent de renforcer le sentiment d’appartenance et incitent à se dépasser. À titre d’exemple, l’un de mes clients a récemment fait l’acquisition d’un gong que les collaborateurs font sonner à chaque signature de contrat… Un bon moyen de partager les bonnes nouvelles et de véhiculer des ondes positives à toute l’équipe.
De même, prendre le temps de faire régulièrement des retours constructifs et transparents est une bonne démarche pour encourager la progression de vos salariés. Ces échanges, basés sur une communication bienveillante, permettent de maintenir leur engagement tout en clarifiant vos attentes à leur égard. Pour cela, vous pouvez notamment proposer des entretiens individuels à échéance régulière (tous les trimestres par exemple). Ceux-ci vous permettront de garder un lien direct avec chaque collaborateur et de leur offrir des temps privilégiés pour écouter leurs besoins, répondre à leurs préoccupations et les impliquer davantage dans les décisions de l’entreprise.
7. Mettre en place des process
Avoir des process clairs et standardisés est un atout majeur pour augmenter la productivité de vos collaborateurs et réduire les erreurs potentielles.
De fait, fournir des ressources pratiques à vos équipes, telles que des guides opérationnels, des tutoriels, des checklists ou des templates personnalisables, est un bon moyen de simplifier les tâches récurrentes. Cela permet en outre d’uniformiser les méthodes de travail et de réduire au maximum les pertes de temps inutiles. En éliminant les incertitudes, ces outils aident les équipes à se concentrer sur l’essentiel et à gagner du temps tout en maximisant la qualité du travail fourni.
Ces process jouent également un rôle clé dans l’intégration des nouveaux arrivants. Ils leur offrent un cadre structuré et des repères clairs dès leur arrivée, leur permettant de monter rapidement en compétences et d’éviter certaines erreurs liées à une mauvaise compréhension des attentes.
Standardiser les pratiques avec des méthodologies efficaces et éprouvées garantit ainsi une plus grande cohérence dans l’ensemble de l’entreprise, tout en allégeant le travail d’intégration des managers (moins de temps passé à expliquer les mêmes choses à chaque nouvel arrivant).
Mesurer et évaluer la productivité de vos équipes : une étape essentielle pour progresser et rester compétitif
Pour vous assurer que tous les moyens mis en œuvre sont réellement efficaces, il est essentiel de mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) adaptés à vos objectifs. Ces derniers vous permettront de mesurer concrètement la productivité de vos équipes et d’identifier vos forces, vos progrès ainsi que les points à améliorer.
Ces KPI peuvent inclure différents types de données comme :
- le temps moyen nécessaire pour accomplir une tâche
- le pourcentage des tâches terminées dans les délais prévus
- le temps consacré aux tâches à forte valeur ajoutée (vs. tâches répétitives)
- le taux de satisfaction client
- le chiffre d’affaires généré par employé.
- le coût opérationnel par projet ou tâche
- le retour sur investissement (ROI) des projets menés
- etc.
Ces informations précieuses vous permettront de vérifier si votre stratégie porte ses fruits et d’anticiper ou résoudre d’éventuels problèmes.
Cette prise de recul régulière ne vise pas seulement à collecter des chiffres. Vous devrez ensuite les exploiter et les interpréter pour agir en conséquence et faire les ajustements qui s’imposent. Ainsi, n’hésitez pas à adapter votre organisation et les moyens mis en œuvre en fonction des résultats observés, que ce soit en optimisant les processus de travail, en réajustant les priorités ou en fournissant des formations supplémentaires à vos équipes.
Cette démarche dynamique garantit une meilleure réactivité face aux évolutions du marché ou aux besoins internes. Démarche d’autant plus nécessaire dans une période d’incertitude telle que nous la connaissons aujourd’hui. De fait, une entreprise qui mesure et ajuste régulièrement ses pratiques est mieux équipée pour rester compétitive et s’adapter à un environnement en constante évolution.

Si augmenter la productivité de vos équipes demande un vrai travail de fond, cette démarche n’en demeure pas moins essentielle et redoutablement efficace. Investir du temps dès le départ pour poser les bases d’une stratégie solide vous permettra de gagner en efficacité à long terme et d’enclencher un cercle vertueux qui devrait rapidement porter ses fruits.
Besoin d’aide pour repenser votre organisation et optimiser la productivité vos équipes ?
En tant qu’office manager et bras droit du dirigeant, je suis là pour vous accompagner dans cette démarche avec des prestations sur mesure adaptées à votre secteur et à vos besoins. Découvrez mes missions au service des chefs d’entreprise !