Longtemps laissé au second plan, le bien-être au travail est devenu un enjeu prioritaire pour de nombreuses entreprises. Et cette question ne concerne pas seulement les sociétés du CAC 40 et les startups en quête du label “Great place to work”.
Les attentes des salariés ont évolué et ne ressemblent plus vraiment à celles d’hier. Désormais, beaucoup d’entre eux considèrent l’épanouissement professionnel comme un critère essentiel, au même titre que la rémunération.
Pour les dirigeants, agir sur cet aspect n’est plus seulement un avantage parmi d’autres, mais un véritable levier stratégique.
Dans ce contexte, l’office manager peut jouer un rôle central. Cet acteur de terrain a le profil tout indiqué pour mettre en place des actions concrètes et ainsi créer un cadre de travail sain et motivant.
Dans cet article, nous verrons quels sont les enjeux du bien-être en entreprise, puis les moyens à mettre en œuvre pour le renforcer et comment votre office manager peut vous aider dans cette démarche.
Le bien-être au travail : un enjeu de taille pour les entreprises
Loin de se résumer à des avantages superficiels, la notion de bien-être au travail englobe de nombreux aspects tels que la santé physique et mentale des collaborateurs, la vie du collectif, l’organisation interne, ainsi que les valeurs et la culture de l’entreprise.
Cela passe notamment par un environnement propice à l’épanouissement, des relations humaines fluides et agréables, un sentiment de reconnaissance et une bonne prise en compte des besoins individuels.
Bien que les deux termes soient très proches, le bien-être au travail ne se limite pas à la seule QVT (qualité de vie au travail). Alors que cette dernière concerne principalement les conditions matérielles et l’organisation du travail (aménagement des espaces, horaires flexibles, accès à des outils performants) le bien-être, lui, dépend de facteurs bien plus nombreux.
Il correspond tout simplement à la satisfaction globale du salarié, ce qui inclut aussi son épanouissement personnel, ses relations avec ses collègues et sa direction ainsi que son équilibre mental.
Si cet aspect est aujourd’hui au centre des préoccupations des entreprises, ce n’est pas sans raison. C’est prouvé : le bien-être des collaborateurs a une influence directe sur les résultats de l’entreprise.
De fait, un salarié heureux et épanoui est généralement plus productif, engagé et loyal envers son employeur. À l’inverse, un collaborateur démotivé voire en détresse peut entraîner des coûts pour l’entreprise : absentéisme et arrêts maladie de longue durée (burn out), baisse de motivation et donc de productivité, erreurs récurrentes, départs prématurés…
Et les chiffres parlent d’eux-mêmes :
- D’après une récente étude de la Harvard Business Review, une entreprise investissant dans le bien-être de ses collaborateurs peut observer une hausse de productivité de 23 % et une baisse significative du turnover.
- Une étude de la Oxford Business School et British Telecoms indique quant à elle que les salariés heureux sont 13% plus productifs que ceux qui ne le sont pas.
- Le mal-être au travail coûte en moyenne 14 580 € par an par salarié. (Source : IBET 2019)
- D’après une étude Cadremploi parue en 2021, près d’un cadre sur deux envisage de quitter son poste et attend des changements sur la prise en compte de son bien-être au travail.
Une obligation légale pour les employeurs
Outre l’intérêt stratégique d’une politique de bien-être au travail, celle-ci permet également aux employeurs de répondre à leurs obligations légales en matière de santé et de sécurité au travail.
Selon l’article L4121-1 du Code du travail, le chef d’entreprise doit assurer la protection de ses salariés en prévenant les risques professionnels et en veillant à leur bien-être physique et mental. Cette démarque implique :
- La mise en place d’actions de prévention (formation, audits).
- Une veille régulière sur les conditions de travail.
- Une capacité à réagir rapidement en cas de signaux de détresse (stress ou conflits internes).
En conclusion, penser le bien-être au travail comme un enjeu central et y consacrer des actions concrètes n’est plus une option, mais une nécessité. En mettant en place une approche structurée, les dirigeants sont plus à même de répondre aux attentes de leurs équipes tout en respectant leurs obligations légales.
Les principaux leviers à actionner pour améliorer le bien-être des salariés
Agir sur le bien-être de ses collaborateurs est une démarche globale et de longue haleine qui implique une action en profondeur et sur différents aspects :
L’environnement de travail
C’est l’une des premières choses à laquelle on pense et pour cause, le lieu de travail a une influence notable sur le confort et la productivité des collaborateurs. Qu’il s’agisse du mobilier, de l’agencement des espaces ou de la décoration, chaque détail a son importance.
Les bureaux ergonomiques par exemple, permettent de réduire les douleurs et les troubles musculosquelettiques (TMS) liés à une mauvaise posture.
Une bonne luminosité quant à elle (lumière naturelle et éclairage adaptés), améliore la concentration et limite la fatigue visuelle.
La qualité de l’air, souvent sous-estimée, peut aussi jouer un rôle clé sur la santé, le bien-être et les fonctions cognitives des collaborateurs. On peut également noter l’intérêt d’avoir des espaces adaptés aux différents besoins des salariés, qu’il s’agisse de zone de détente, de concentration, de réunion ou encore de créativité.
Enfin, la mise en place de matériel et d’outils de travail performants (ordinateurs, logiciels…) est essentielle pour faciliter les tâches quotidiennes, éviter les pertes de temps et limiter le stress lié aux dysfonctionnements techniques.
La flexibilité et l’équilibre vie pro / vie perso
De plus en plus plébiscitée par les collaborateurs, une organisation du travail flexible, qui favorise **l’équilibre vie pro / vie perso, s’avère aussi être un atout pour les employeurs.
Cela peut notamment se traduire par la mise en place de jours de télétravail ou d’horaires adaptés permettant aux salariés de s’organiser selon leurs contraintes. Une approche qui in fine leur fait gagner du temps tout en réduisant significativement leur niveau de stress.
Un exemple bien connu est celui du temps gagné sur les transports qui permet de démarrer plus tôt ou de finir plus tard sa journée de travail tout en abaissant le niveau de fatigue (notamment pour ceux qui viennent de loin).
Outre cette organisation plus flexible, certaines entreprises proposent également d’autres dispositifs comme des jours de congés supplémentaires, la semaine de 4 jours ou encore des banques de congés partagés pour soutenir leurs collaborateurs en cas d’imprévus familiaux. Aussi appelé compte épargne-temps solidaire, ce dispositif permet aux collaborateurs qui n’auraient pas pris tous leurs jours, de les transférer à un autre salarié dans le besoin (ce qui peut être bienvenu pour les proches aidants par exemple).
Des mesures généralement très bien reçues, qui permettent de réduire les tensions et améliorent la fidélité des employés.
L’ambiance de travail et la cohésion d’équipe
Au-delà de l’environnement et de l’organisation du travail, la composante humaine joue un rôle central sur le bien-être des collaborateurs et leur capacité à collaborer.
Instaurer un climat de confiance et de coopération au sein de l’entreprise a des effets très bénéfiques sur le niveau de motivation et de performance collective. À cet effet, les managers doivent encourager les interactions entre collègues et favoriser une communication fluide et bienveillante.
Des activités de groupe, telles que des déjeuners d’équipe, des séminaires, des afterworks et autres moments de convivialité informels, peuvent également renforcer les liens. Ils facilitent les échanges et permettent de décloisonner les groupes de travail.
De même, l’intégration des nouveaux arrivants ne doit pas être négligée : le ressenti des premières semaines peut fortement influer sur leur engagement à long terme.
La reconnaissance et le développement des compétences
La reconnaissance des équipes dirigeantes vis-à-vis du travail accompli a elle aussi une forte influence sur le bien-être des collaborateurs. Ce levier puissant de motivation peut revêtir différentes formes plus ou moins formelles : des félicitations et encouragements spontanés, des temps forts de célébration des réussites, des primes de performance ou des récompenses symboliques.
Mais cette gratitude et cette attention envers les salariés peut aussi s’exprimer différemment. Cela peut notamment se traduire par des opportunités de progression et d’apprentissage, avec des formations internes, du mentorat ou des accompagnements personnalisés.
Investir dans le développement des compétences est un moyen efficace pour les dirigeants de montrer qu’ils valorisent leurs talents et veulent les accompagner dans leur évolution. Une démarche qui, en général, a de belles répercussions sur la satisfaction et à la fidélisation des employés.
La prévention des risques psychosociaux
Le bien-être au travail de vos collaborateurs peut aussi dépendre de différents facteurs sur lesquels vous n’avez pas toujours le contrôle. Stress, conflits internes, harcèlement, risque de burn-out… Ces problèmes peuvent nuire à la santé des salariés et aux performances de l’entreprise.
Quelle qu’en soit la cause, vous avez malgré tout la possibilité d’agir. Cela passe notamment par des programmes de prévention en amont, mais aussi par l’accompagnement des personnes concernées.
Pour cela, il est essentiel d’identifier les risques à travers des diagnostics réguliers et des entretiens individuels. La mise en place de dispositifs de soutien psychologique, comme l’accès à un psychologue du travail ou des lignes d’écoute anonymes, peut être une solution pour prévenir ou traiter ces situations avant qu’elles ne s’aggravent.
Une attention particulière doit aussi être portée à la formation des managers. Ces derniers peuvent jouer un rôle important dans la détection précoce des signaux de détresse.
La promotion de la santé physique et mentale
C’est un fait, un salarié en bonne santé physique et mentale est un salarié plus performant et engagé. Les entreprises ont donc tout intérêt à proposer des initiatives favorisant le mieux-être général de leurs collaborateurs.
Cela peut se traduire par exemple par la mise en place d’équipements et d’ateliers sportifs (yoga, étirements, séances de sport collectives…), de séances de méditation ou de relaxation, de programmes dédiés à la gestion du stress ou encore de formation sur la gestion du temps et des priorités. Des actions qui, si elles ne font pas tout, peuvent contribuer à réduire l’absentéisme tout en renforçant le bien-être et la motivation des salariés.
Le rôle clé de l’office manager pour favoriser le bien-être au travail
Acteur transversal et polyvalent, l’office manager a un vrai rôle à jouer dans l’amélioration du bien-être des collaborateurs. Ce dernier peut intervenir à plusieurs niveaux pour créer un environnement de travail agréable, propice à la productivité et à l’épanouissement des salariés.
Loin de se cantonner à la logistique interne ou à la gestion des espaces, il agit tel un facilitateur qui fluidifie la communication et renforce la cohésion des équipes.
Parmi ses nombreuses missions, l’office manager peut notamment se charger :
- D’améliorer les conditions matérielles et de tout mettre en œuvre pour favoriser la productivité : création d’un environnement favorable et d’espaces de travail ergonomiques, mise en place et animation des espaces de détente, coordination d’actions dédiées au bien-être, mise en place d’outils performants pour gagner du temps, optimisation des process…
- De faciliter et d’encourager les échanges entre les collaborateurs et avec la direction. Pour cela, il se charge par exemple d’organiser régulièrement des moments propices à la cohésion d’équipe comme des séminaires, des activités de groupe, des afterworks, etc. Il peut aussi faire en sorte de récolter régulièrement des feedbacks, de réaliser des sondages sur le climat social ou encore œuvrer pour la prévention et la résolution d’éventuels conflits internes.
- De veiller au bien-être physique et mental des salariés : à cet effet, elle ou il peut assurer le pilotage de programmes pour encourager l’activité physique, la mise en place d’ateliers de gestion du stress, la détection des signaux de détresse psychologique, la coordination avec des prestataires spécialisés…
Mais son rôle ne s’arrête pas là. L’office manager peut aussi adopter une approche proactive en identifiant les changements de polarité et les signaux faibles au sein des équipes et en anticipant les besoins avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
Grâce à sa vision à 360°, il veille à ce que les actions mises en place soient cohérentes avec la réalité et les priorités de l’entreprise. En effet, pas question de mettre en place des cours de sport si cette dernière peine à payer ses salariés. En tant que partenaire stratégique, l’office manager doit s’adapter en permanence au contexte de la société pour garantir un bien-être au travail durable et aligné avec les enjeux de développement du dirigeant.
Comment mettre en place une politique de bien-être au travail efficace ?
our mettre en place une politique de bien-être au travail efficace et pérenne, il est important d’adopter une approche méthodique adaptée aux spécificités de votre entreprise.
Cette dernière s’articule en 4 grandes étapes :
1. Diagnostiquer les besoins des collaborateurs
Avant de passer à l’action, vous devez commencer par comprendre les attentes et les besoins de vos collaborateurs (sur le plan individuel comme collectif). Cela ne peut se faire sans un diagnostic précis qui vous permettra d’identifier les points d’amélioration prioritaires et d’éviter des initiatives inadaptées ou superficielles.
Différentes méthodes peuvent être employées pour recueillir ces informations :
- Des enquêtes internes anonymes pour mesurer la satisfaction des salariés sur les différents aspects du bien-être au travail (conditions de travail, équilibre vie pro/perso, reconnaissance, conflits, stress…).
- Des entretiens individuels ou collectifs pour approfondir certains points et recueillir des suggestions concrètes.
- Pour les moyennes et grandes entreprises, il est aussi possible de s’appuyer sur des questionnaires standardisés, comme le questionnaire SATIN conçu pour évaluer le bien-être global des équipes et identifier les facteurs de stress ou d’insatisfaction.
Ce travail d’observation préliminaire vous permettra d’avoir une vision claire des problématiques et des attentes des collaborateurs et ainsi d’adapter vos actions à la réalité du terrain.
2. Élaborer un plan d’action adapté à la taille de l’entreprise
Une fois ce diagnostic réalisé, vous pourrez mettre au point un plan d’action structuré en vous focalisant d’abord sur les besoins prioritaires identifiés. Celui-ci doit être réaliste, progressif et tenir compte des ressources de l’entreprise.
Plus concrètement, vous devrez :
- Fixer des objectifs clairs et atteignables à court et moyen terme. En effet, certaines problématiques peuvent être résolues assez vite (achat de matériel plus ergonomique par exemple) tandis que d’autres vont nécessiter un travail de fond pour observer des résultats tangibles (renforcer la cohésion d’équipe, réduire le stress, etc.)
- Définir des actions concrètes qui balayent les principaux axes du bien-être au travail développés précédemment : optimisation de l’environnement de travail, prévention des risques psychosociaux, travail sur la flexibilité du travail et l’équilibre vie pro/perso, développement de la reconnaissance, actions formelles et informelles pour renforcer les liens internes….
- Associer au maximum toutes les parties prenantes : pour que votre politique de bien-être au travail soit réellement efficace, il est essentiel d’impliquer un maximum de monde dans son déploiement et son maintien (direction, RH, managers, office manager). C’est indispensable pour garantir un engagement collectif sur le long terme et un suivi régulier.
- Communiquer sur votre démarche : les collaborateurs doivent savoir que vous êtes attentifs à leurs besoins et que vous êtes dans une démarche d’amélioration continue au service de leur bien être et d’une meilleure collaboration.
Attention lorsque vous définirez votre plan d’action à ne pas tout miser sur des initiatives superficielles, qui peuvent être séduisantes à première vue, mais qui n’agissent pas en profondeur. Beaucoup d’entreprises se contentent de suivre les tendances avec des mesures qui font bien sur le papier (le fameux babyfoot en salle de pause). Si c’est toujours appréciable pour les collaborateurs, les actions qui ont le plus d’impact sur leur quotidien sont des transformations structurelles, sur l’organisation du travail, les moyens alloués et l’ambiance générale.
3. Former et impliquer les managers
Les managers ont un vrai rôle à jouer dans l’amélioration du bien-être de leurs équipes. Ils sont en première ligne pour repérer les signaux de stress ou de mal-être et ont un impact direct sur l’ambiance et la motivation des collaborateurs.
Pour les impliquer au maximum dans votre démarche, il est important de :
- Les sensibiliser aux enjeux que cela représente avec des formations spécifiques sur la communication bienveillante, la gestion du stress, l’écoute active…
- Les impliquer dans le déploiement de vos actions en les encourageant par exemple à favoriser le télétravail lorsque c’est possible, organiser des moments d’échange informels, célébrer réussites, rester à l’écoute des besoins.
- Leur fournir des outils et des ressources adaptées comme des guides pratiques, des plateformes de feedback, des techniques de gestion des conflits, etc.
- Prendre en compte leurs besoins et leur propre bien-être : un manager stressé, isolé et avec une charge mentale trop importante peut le répercuter sur l’ensemble de son équipe et ne plus jouer son rôle comme il le devrait. C’est le début d’un cercle vicieux qui peut avoir des effets très délétères.
Ainsi, gardez toujours à l’esprit que des managers bien formés et conscients des enjeux du bien-être au travail peuvent grandement contribuer à créer une culture d’entreprise plus positive, rassurante et engageante.
4. Mesurer et évaluer les résultats
Mettre en place une politique de bien-être au travail, c’est bien, mais encore faut-il s’assurer qu’elle porte ses fruits !
Et parce que les choses ne cessent d’évoluer, il est important de rester en veille et agile afin d’ajuster vos actions en continu et de garantir leur efficacité.
Pour mesurer vos résultats, vous pourrez vous appuyer sur un certain nombre d’indicateurs clés tels que :
- Le taux d’absentéisme : c’est une donnée qui généralement ne trompe pas. Une baisse de ce dernier peut indiquer une amélioration des conditions de travail et du bien-être général. À l’inverse, c’est généralement un mauvais signal qui nécessite d’agir rapidement.
- Le taux de turnover : cet indicateur, lui aussi très parlant, en dit long sur la satisfaction et la fidélisation des talents. Un salarié heureux et épanoui n’a pas de raison d’aller voir si l’herbe est plus verte ailleurs…
- Le niveau d’engagement des salariés : ce dernier peut être mesuré à travers des enquêtes internes, des retours anonymes ou des plateformes de feedback. Plus abstrait, il n’en est pas moins essentiel pour optimiser les performances de l’entreprise.
- Les résultats des baromètres sociaux : des outils d’évaluation (questionnaires, enquêtes internes) qui vous permettront d’évaluer l’évolution du climat de travail et la perception des collaborateurs, mais aussi de détecter d’éventuelles problématiques.
Comme nous venons de le voir, le bien-être au travail est loin d’être un objectif ponctuel, mais plutôt une quête perpétuelle, un processus en évolution constante.
Ainsi, il est essentiel de sonder régulièrement vos collaborateurs et de prendre le pouls de vos équipes, pour ajuster vos actions en fonction de leurs retours et des résultats observés.
En intégrant cette approche dans votre stratégie d’entreprise, vous créerez petit à petit un cadre de travail plus sain, motivant et performant sur le long terme.
C’est un investissement, certes, mais un investissement très rentable in fine avec un vrai gain de productivité et de performance à la clé, ainsi qu’un impact plus que positif sur votre marque employeur.
Vous souhaitez mettre en place votre politique de bien-être au travail, mais vous avez peu de temps à y accorder ?
Faire appel à un office manager indépendant peut-être une solution pour vous assurer plan solide et suivi avec des résultats concrets sur vos équipes.
N’hésitez pas à me contacter pour en savoir plus sur ce type de service.
