Préparer la rentrée de son entreprise : comment s’organiser en tant que dirigeant ?

Alors que le mois d’août touche à sa fin, vous vous demandez sans doute comment aborder au mieux la rentrée de votre entreprise. Et vous avez raison. Cette période, souvent synonyme de stress pour les dirigeants, nécessite une anticipation rigoureuse pour repartir dans les meilleures conditions.

Retour de vacances oblige, septembre est le moment idéal pour remettre les compteurs à zéro, faire le plein de motivation et redonner un cap à votre entreprise !

Voyons comment vous organiser pour faire de cette rentrée un moment constructif au service de votre réussite !

L’importance de bien préparer la rentrée de son entreprise

Prendre le temps de préparer sa rentrée est loin d’être un réflexe inné chez les dirigeants. De fait, la reprise se fait souvent sur les chapeaux de roues et les obligations en tous genres ne tardent jamais à pointer le bout de leur nez.

Pourtant cette phase de préparation est cruciale pour remettre les choses à plat et repartir sur une base saine. Vous accorder un “sas” de transition avant votre reprise officielle peut s’avérer salvateur pour vous organiser au mieux, gagner du temps et, in fine, vous éviter l’épuisement quelques semaines après le retour.

Reposé, les idées claires, vous pouvez tirer profit de ce moment stratégique pour insuffler une énergie nouvelle, sur le long terme à vos équipes et votre organisation.

Ce temps d’analyse et de réflexion vous permettra notamment de mettre en œuvre un plan d’actions afin de vous remettre dans des conditions de travail optimales et de remobiliser vos équipes pour les mois à venir.

C’est aussi l’occasion de prendre de la hauteur et de faire le point sur vos performances pour réajuster votre stratégie.

Enfin, tout remettre à plat et **avoir une vision claire des prochaines étapes peut aussi vous aider à réduire le stress et la charge mentale si pesants chez les entrepreneurs…

Comment s’y prendre concrètement ? Les 5 étapes essentielles pour une reprise efficace

Vous êtes décidé à consacrer du temps à votre vision pour remettre votre entreprise sur de bons rails ? Voici comment vous organiser étape par étape.

1. Dresser le bilan des mois précédents et planifier les actions à venir

Pour vous remettre dans le bain et avoir une vision claire de vos priorités, commencez par faire le point sur les dossiers en cours, puis notez toutes les tâches en attente. À ce stade, vous pouvez vous contenter de tout lister “en vrac”. La planification viendra plus tard…

Faites également une analyse minutieuse des performances et derniers résultats de votre entreprise. Chiffre d’affaires, satisfaction client, communication… Tout doit être passé à la loupe !

À partir de ce bilan, pour pourrez faire ressortir les points positifs à valoriser, les points de vigilance à garder à l’esprit et les points négatifs à améliorer. Tous ces éléments vous serviront notamment à recadrer votre stratégie d’entreprise et à faire des retours constructifs à vos collaborateurs.

À l’aide de ces précieuses informations, vous pourrez ensuite vous fixer des objectifs clairs et atteignables pour les mois à venir. Pour que ces derniers soient réellement efficaces, je vous conseille de les déterminer selon la méthode “SMARTER” (une évolution de la fameuse méthode “SMART”). Ainsi, tous vos objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis, mais doivent aussi être Evalués et Réajustés au fil du temps.

Une fois ce travail effectué, vous pourrez alors déterminer de façon plus précise votre plan d’actions et vos priorités pour l’année à venir et donc les prochains mois (pour vos clients, mais aussi pour la gestion et le développement de votre entreprise).

À l’issue de cette réflexion, vous n’aurez alors plus qu’à planifier l’ensemble des tâches recensées et à définir les prochaines grandes actions à mener avec vos équipes.

Afin d’établir un planning cohérent et réaliste, il est possible d’utiliser la méthode dites, de “time blocking” qui consiste à planifier à l’avance des “blocs de temps” dans votre agenda. En choisissant des blocs spécifiques, réguliers dans votre calendrier, vous simplifierez votre travail et allégerez votre esprit. En communiquant ces plages horaires à vos équipes, vous verrez qu’au fur et à mesure, il vous sera possible de consacrer des périodes à votre réflexion et aux échanges. Par exemple, pensez à planifier un après-midi par semaine dédié à votre équipe pour faire de petits points en one-to-one ou encore une matinée pour travailler à la vision de votre entreprise tout en gardant le reste de la semaine à disposition des urgences et des besoins de votre entreprise.

Pour finir, n’hésitez pas à vous appuyer sur des outils de gestion de projet collaboratifs tels que Notion, Asana, Trello, Jira ou encore ClickUp. Ces derniers vous seront d’une grande aide pour vous organiser avec vos équipes, bénéficier d’un meilleur suivi des tâches et d’une vision plus claire des dossiers en cours et des projets à venir.

2. Faire le point sur ses ressources et anticiper les besoins futurs

Une rentrée bien préparée passe également par un état des lieux précis des ressources de votre entreprise et des besoins futurs qu’il vous faudra prévoir.

Pour commencer, faites le point sur vos ressources financières.

Cela passe notamment par une analyse minutieuse des comptes de l’année écoulée pour identifier les principaux postes de dépenses et les sources de revenus les plus rentables.

Sur cette base, faites une projection de trésorerie pour les mois à venir afin d’anticiper les périodes de tension et de gérer au mieux vos liquidités.

Enfin, définissez un budget détaillé pour vos différents projets en incluant des marges de sécurité pour faire face aux imprévus.

Je vous conseille également de faire un inventaire des ressources matérielles dont vous disposez et dont vous pourriez avoir besoin. Identifiez les équipements qui nécessitent un remplacement et les investissements à prévoir pour améliorer votre productivité et accompagner votre croissance (nouveaux outils, machines…).

Enfin, faites un point sur vos équipes pour identifier les potentiels besoins en formation ou en recrutement. Pour cela, n’hésitez pas à vous appuyer sur les retours de vos collaborateurs concernant leur charge de travail et les éventuelles lacunes sur des compétences spécifiques.

Une fois tous ces éléments répertoriés, vous serez plus à même de déterminer les investissements prioritaires à prévoir et le budget disponible pour ces derniers.

3. Consulter et remobiliser ses équipes

Pour une rentrée réussie, je ne peux que vous recommander de prévoir un temps pour discuter avec vos équipes. Dans cette optique, commencez par organiser une réunion de rentrée et/ou des points individuels pour évaluer le moral des troupes et faire le point sur les projets en cours.

Veillez à noter toutes les remontées concernant les clients, le fonctionnement interne, et les différents besoins identifiés par vos collaborateurs.

Au-delà de vous fournir de précieux indicateurs pour le suivi de votre organisation, cette démarche envoie également un signal positif à vos équipes.

Profitez-en aussi pour redonner un cap clair à chaque talent et pour vous assurer que tout le monde est aligné et motivé autour des valeurs et des objectifs de l’entreprise. Ces aspects sont essentiels pour que chacun trouve du sens dans son travail et par conséquent, du cœur à l’ouvrage.

Si vous relevez des difficultés de communication ou de collaboration, il pourra être intéressant d’envisager des actions favorisant la cohésion d’équipe (activités sportives, ludiques, culturelles…) afin de fédérer davantage vos collaborateurs et de fluidifier leurs échanges.

La rentrée de votre entreprise peut aussi être l’occasion de faire le point sur la répartition des tâches et les ressources allouées à chacun en fonctions des priorités. Si nécessaire, n’hésitez pas à adapter les plannings en cas de déséquilibre ou de charge de travail trop importante.

Vous pouvez également mettre en place des signaux d’alerte pour pouvoir faire appel à du renfort et éviter le surmenage en cas de montée en charge importante.

4. Optimiser ses process administratifs

Pour simplifier vos tâches administratives et réduire au maximum le risque d’erreur, je vous recommande de remettre à plat toute votre organisation afin de mettre en place un système efficace et bien huilé.

À cet effet, décomposez toutes vos tâches et décrivez chacun de vos process étape par étape.

Cette documentation détaillée, en plus de vous faire gagner en temps et en efficacité pourra aussi s’avérer très utile en cas de délégation à un employé ou à un prestataire externe.

Lors de cet état des lieux méthodologique, je vous invite aussi à identifier les points qui pourraient être améliorés pour gagner en efficacité et minimiser les pertes de temps (regroupement de certaines tâches, utilisation d’outils plus performants…).

Cela peut inclure l’utilisation de logiciels de gestion pour tout centraliser et améliorer la fluidité des opérations ou encore la mise en place d’automatisations pour certaines actions chronophages et récurrentes.

5. Faire le point sur sa communication et les actions prioritaires à mener

Maintenir une communication régulière, tant interne qu’externe, est indispensable pour assurer la cohésion de vos équipes et faire rayonner votre marque.

Ainsi, pour vous assurer d’avancer dans la bonne direction, profitez de la rentrée de votre entreprise pour évaluer la stratégie mise en œuvre jusqu’ici et vérifier qu’elle porte ses fruits.

Faites un point d’étape sur vos objectifs et sur vos indicateurs de performance (KPI).

Sont-ils toujours d’actualité ? Observez-vous des résultats ?

Ces questions sont essentielles pour vérifier si les moyens déployés sont aussi pertinents qu’espérés et s’ils contribuent réellement à renforcer votre notoriété et votre image de marque.

Si ce n’est pas le cas, vous pourrez alors réajuster votre stratégie en investissant davantage sur certaines actions ou en explorant d’autres canaux de communication.

Bien sûr, ne tirez pas de conclusions trop hâtives. Les actions mises en œuvre peuvent mettre un peu de temps à faire leur effet…

À partir de vos observations, faites, si besoin, les mises à jours nécessaires dans votre stratégie et détaillez les prochaines étapes de votre plan d’actions.

Pour cela, je vous conseille de faire un rétroplanning des différents chantiers à mener en fonction de vos objectifs et priorités. Essayez le plus possible de vous fixer des deadlines pour vous donner un cap et éviter la procrastination (très fréquente sur ce sujet).

L’intérêt d’un.e office manager pour une rentrée plus sereine

Parce que préparer la rentrée de son entreprise est loin d’être une tâche anodine, faire appel aux services d’un.e office manager peut être une option intéressante pour vous faire gagner en temps et en performance.

De par son large champ de compétences, cet.te expert.e de la gestion administrative et opérationnelle vous sera d’une aide précieuse pour alléger votre charge de travail.

Grâce à lui, vous serez plus à même de vous concentrer sur les tâches stratégiques et à forte valeur ajoutée sans pour autant délaisser les impératifs organisationnels et managériaux de votre organisation.

Véritable bras droit du dirigeant, l’office manager (qu’il soit employé en interne ou externalisé), vous apportera un regard extérieur très appréciable pour vous aider à prendre du recul, optimiser votre organisation et vous faciliter la prise de décision.

De fait, de nombreuses tâches peuvent lui être déléguées à l’instar de la gestion des emails, des tâches administratives, de la gestion du planning, de la pré-comptabilité ou de la communication.

Au-delà de vous faire gagner en efficacité et de vous délester d’une importante charge mentale, cela vous assurera en outre un meilleur suivi des opérations quotidiennes, ainsi qu’une rentrée plus sereine et structurée pour l’entreprise.

Vous envisagez de faire appel à un.e office manager pour vous aider dans votre quotidien d’entrepreneur ?
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Lucile, Bras droit des dirigeant pour répondre à vos besoins de chefs d’entreprise à Lyon, Villeurbanne et en distanciel.

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