Recruter un nouveau collaborateur est une démarche fastidieuse qui demande du temps ainsi qu’une bonne préparation. Pour être efficace et vous assurer de trouver le bon profil, pas question d’improviser, au risque de devoir tout recommencer quelques mois plus tard…
De la rédaction de votre annonce au recrutement final, chaque étape compte et doit être anticipée et organisée avec soin.
Face à cette tâche fastidieuse, votre assistante de direction peut s’avérer d’un soutien précieux, aussi bien dans la phase amont, que lors de votre rencontre avec les candidats.
Dans cet article, nous verrons les meilleures pratiques pour préparer puis mener un entretien d’embauche avec méthode et tout l’intérêt de déléguer pour gagner en efficacité.
Les clés pour un entretien d’embauche réussi
Définir avec précision le poste et le profil recherché
Avant même de commencer à rédiger votre annonce, il est important de prendre un temps de réflexion pour déterminer avec précision les missions à accomplir et clarifier les compétences et qualités requises pour y parvenir. Vous pourrez alors rédiger une fiche de poste détaillée qui vous servira de base pour formaliser une annonce claire et attractive.
Une fois votre offre d’emploi finalisée, vous devrez également veiller à choisir les canaux les plus pertinents pour la diffuser, c’est-à-dire les plus adaptés à votre secteur d’activité et au type de profil que vous souhaitez recruter (Linkedin, Welcome to the Jungle, France Travail, Indeed…).
Ce n’est qu’après cette première phase et la réception des candidatures que vous pourrez passer à l’étape suivante de la préqualification.
Préqualifier les candidats pour gagner du temps
La préqualification est une étape essentielle, pour éviter les entretiens d’embauche inutiles avec des candidats ne remplissant pas les critères attendus.
Chaque candidature reçue doit être passée au peigne fin pour évaluer l’adéquation du profil avec le poste à pourvoir. Pour cela, vous devrez vous appuyer sur une grille d’évaluation établie selon vos attentes en termes d’expérience, de formations, de compétences techniques, de softs skills, etc.
Cette démarche vous permettra d’éliminer les candidatures qui ne cochent pas suffisamment de cases ou qui présentent des caractéristiques éliminatoires (manque d’expérience, absence de permis, langue étrangère non parlée, méconnaissance d’un outil essentiel…)
Pour plus d’efficacité dans cette démarche, l’idéal est de compléter l’analyse des candidatures par un bref appel téléphonique lors duquel vous pourrez notamment demander au postulant :
- Quelles sont ses missions dans son poste actuel ou dans un emploi précédent si c’est plus pertinent ?
- Quelles sont les missions qu’elle ou il souhaite effectuer dans son futur poste ?
- Quelles sont ses prétentions salariales ?
- À partir de quand peut-il être disponible pour le nouveau poste ?
- Quels sont ses centres d’intérêt ?
- Quelle langue parle-t-il ? (si parler couramment une certaine langue a un intérêt pour le poste, vous pouvez également envisager de lui poser des questions dans la langue souhaitée)
- Quelles sont, selon lui ses soft skills ? (écoute, organisation, créativité, adaptabilité, curiosité, gestion du stress, empathie, vision stratégique, sens de l’initiative, etc.)
Vous disposerez ainsi d’une base solide pour trier les candidatures et définir quels profils pourraient le mieux correspondre au poste. En plus de n’avoir que des entretiens avec des personnes réellement qualifiées, vous réduirez le temps passé sur chaque rencontre et pourrez vous concentrer sur l’essentiel.
Préparer les questions et le déroulé de l’entretien
Une fois votre liste de candidats établie vient le moment de préparer votre rencontre avec chacun d’entre eux.
Pour vous assurer de mener un entretien d’embauche efficace et de ne rien oublier, prenez le temps d’identifier et de noter les questions essentielles en amont.
Parcours de formation, diplômes, expériences précédentes, compétences spécifiques, motivations et intérêt pour le poste… Tous ces aspects doivent être inscrits sur votre feuille de route et passés en revue lors de l’entretien.
Pour une vision plus concrète des compétences et du savoir-être du candidat, vous pouvez également préparer des scénarios de mise en situation fictive ou des études de cas en lien avec le poste. Cela vous permettra d’évaluer en temps réel l’attitude du postulant face à un problème à résoudre ou une prise de décision.
Attention, vous devrez veiller à poser ces mêmes questions à l’ensemble des candidats.
Vous en tenir à votre feuille de route est indispensable pour comparer les profils selon les mêmes critères. Cela vous évitera d’acter votre décision sur la base des seuls softs skills ou d’une première impression parfois trompeuse.
L’assistante de direction, une aide précieuse dans la préparation de votre entretien
Si votre présence est importante au moment de mener les entretiens d’embauche, vous pouvez vous appuyer sur votre assistante pour gérer en autonomie toute la phase de préparation. Cette dernière peut se charger du tri et de la réception des documents nécessaires (CV, lettres de motivation…), puis de la pré-qualification des candidats selon une grille de critères essentiels définie avec vous. Elle pourra également s’entretenir avec eux par téléphone, afin de leur poser les questions complémentaires évoquées plus tôt.
Par ailleurs, elle ou il sera d’un précieux soutien pour gérer toute la coordination logistique : réservation de salles, planification des créneaux, rappel des rendez-vous, etc.
Enfin, votre assistante de direction peut également vous aider dans la rédaction de votre feuille de route afin de mener plus facilement vos entretiens d’embauche. Celle-ci vous servira de fil conducteur, de manière à ce que vous posiez toujours les mêmes questions lors des rendez-vous.
Comment mener un entretien d’embauche de façon structurée
Accueillir le candidat et le mettre en confiance
L’accueil du candidat est un moment important pour le mettre à l’aise et fluidifier la suite de l’échange. À cet effet, soyez chaleureux et professionnel : présentez-vous avec le sourire et prenez quelques instants pour détendre l’atmosphère avec un rapide échange informel. Après avoir brièvement présenté votre entreprise, vous pourrez annoncer le déroulé de l’entrevue pour que le candidat sache à quoi s’attendre et l’aborde avec moins d’appréhension.
Assurez-vous également de mener l’entretien dans un lieu calme et faites en sorte de ne pas être interrompus pendant toute la durée du rendez-vous (appel client, question d’un collaborateur…).
Enfin, adoptez une attitude ouverte et bienveillante pour favoriser un échange constructif et authentique. Un candidat stressé ou déstabilisé pourrait se renfermer sur lui-même et ne pas révéler son plein potentiel.
Poser les bonnes questions pour évaluer les compétences et la personnalité du candidat
Comme vu précédemment, il est important d’avoir préparé vos questions à l’avance afin de suivre le même déroulé avec chaque candidat. Pour donner du rythme à votre échange et le rendre plus interactif, il est préférable d’alterner questions ouvertes et fermées : les questions ouvertes pour en savoir plus sur le candidat, sa manière de penser et ses motivations ; et les questions fermées pour vérifier des points plus précis.
Pour cerner davantage les aspirations du candidat et son adéquation avec vos valeurs d’entreprise, vous pouvez notamment le questionner :
- Sur ses valeurs personnelles et professionnelles avec des questions du type :
Quelles sont les valeurs qui vous tiennent le plus à cœur ?
Qu’est-ce qui vous motive le plus dans votre travail au quotidien ?
Comment décririez-vous l’environnement idéal pour vous épanouir professionnellement ?
Vous pourrez ainsi vérifier si ses priorités sont en phase avec la culture de votre entreprise.
- Sur ses motivations à travers des scénarios concrets de situations professionnelles [**Ces scénarios doivent être pensés spécifiquement en fonction du poste proposé : il n’est pas attendu la même capacité de gestion du stress pour un responsable événementiel et pour un technicien SAV.] :
Imaginez que vous deviez prendre une décision importante sans avoir toutes les informations nécessaires. Que faites-vous ?
Vous intégrez une équipe qui a des méthodes de travail très différentes des vôtres. Comment vous adaptez-vous ?
Ces mises en situation réalistes vous permettront de mieux comprendre la manière dont le candidat réagit face à certains défis, ainsi que son alignement avec vos attentes.
- Pour évaluer sa compatibilité avec l’équipe existante en lui demandant par exemple :
Quelle place accordez-vous au travail d’équipe dans vos projets ?
Quelle est votre attitude face à un conflit au sein de votre équipe ?
Quel type de management vous correspond le mieux et pourquoi ?
Ces techniques, associées à des questions plus ciblées sur le poste, vous permettront d’évaluer efficacement ses motivations personnelles et sa capacité à s’intégrer dans la société.
Aussi, il est important d’avoir à l’esprit que le but des entretiens d’embauche n’est pas de piéger les candidats. Aujourd’hui, ces derniers ont le choix dans les postes proposés, tous comme les employeurs peuvent faire leur choix parmi eux. Il est important de comprendre leurs envies, leurs besoins et leurs ambitions afin de trouver le membre idéal pour votre équipe.
Conclure l’entretien efficacement
La conclusion de l’entretien est un moment clé pour récapituler les points essentiels abordés lors de votre échange et vous assurer qu’aucun élément important n’a été omis. Ainsi, prenez quelques instants pour résumer les compétences, les expériences et les motivations évoquées par le candidat. C’est également l’occasion de lui laisser poser ses dernières questions, afin de clarifier d’éventuelles zones d’ombre sur le poste ou l’entreprise. Ce temps consacré aux questions est important et montre que vous êtes un employeur respectueux et à l’écoute.
Enfin, pour que le candidat puisse anticiper la suite, présentez-lui les prochaines étapes du processus de recrutement : précisez si un deuxième entretien est prévu, dans quel délai il recevra un retour de votre part et par quel moyen (email, téléphone). Cette transparence est importante pour renforcer l’image professionnelle de votre entreprise et rassurer le candidat quant au suivi de sa candidature.
L’assistant.e de direction : un soutien essentiel avant, pendant et après l’entretien
Avant l’entretien : pour une organisation et une préparation optimale
Comme nous l’avons vu, la préparation en amont du rendez-vous est essentielle pour mener un entretien d’embauche efficace et gagner du temps in fine. Parce que votre planning est déjà bien rempli, n’hésitez pas à vous appuyer sur un tiers de confiance pour vous accompagner dans cette tâche. Votre assistante de direction, par exemple, a le profil tout indiqué pour s’en charger dans la mesure où elle connait parfaitement vos attentes et les qualités requises pour s’intégrer dans l’entreprise.
Cette dernière peut notamment se charger de la collecte, du tri et de la pré-qualification des candidatures, puis de l’organisation des entretiens, de la gestion du planning et du rappel des RDV. Elle peut en outre préparer votre feuille de route (avec le déroulé de l’entretien et la liste des questions) et assurer la synthèse des informations concernant chaque postulant.
Cette organisation rigoureuse peut avoir un impact non négligeable sur l’image de marque de votre société à l’extérieur : en ayant un process bien défini en amont, les candidats sont mieux traités et renseignés, ce qui les aide à se projeter dans l’entreprise et à en dire du bien.
Pendant l’entretien : pour un appui discret, mais stratégique
L’assistante de direction peut aussi être présente lors de l’entretien d’embauche pour vous épauler et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel. Celle-ci peut notamment se charger de prendre des notes pour vous libérer de cette tâche, de gérer les éventuels imprévus ou encore de vous rappeler des questions importantes que vous n’auriez pas abordées.
À l’issue de l’entretien, vous pourrez également vous appuyer sur ses retours et son ressenti personnel pour voir le candidat sous une autre perspective et bénéficier d’un point de vue complémentaire. En effet, de par sa position proche des équipes, elle peut avoir un regard intéressant quant à la compatibilité du profil avec les autres collaborateurs.
Après l’entretien : pour assurer le suivi administratif et logistique
Parce que le travail de recrutement ne s’arrête pas à la sortie de l’entretien, votre assistant.e de direction pourra également s’avérer d’un réel appui pour toutes les démarches qui suivent le rendez-vous.
Cette dernière pourra notamment vous transmettre des comptes-rendus détaillés ou synthèses après chaque rencontre pour vous faciliter la prise de décision, mais aussi se charger des retours auprès des candidats (emails ou appels pour les informer du choix final).
Les erreurs à éviter lors d’un entretien d’embauche
Parce que mener un entretien d’embauche est loin d’être une tâche anodine, voici les erreurs les plus courantes à éviter pour soigner votre marque employeur et vous assurer de choisir la bonne personne.
Le manque de préparation
Pris par le temps et leurs obligations, il n’est pas rare que les dirigeants consultent les candidatures en diagonale, quelques minutes à peine avant l’entretien. Pourtant, ce manque de préparation peut donner l’impression d’un manque de sérieux au candidat et vous faire perdre du temps en accueillant des profils finalement peu qualifiés pour le poste. Ainsi, prenez le temps de lire attentivement CV et lettres de motivation avant chaque rencontre pour montrer votre intérêt pour la personne et aller droit au but lors du rendez-vous.
De même, il est important de préparer le déroulé de votre échange : improviser les questions peut nuire à la cohérence de l’entretien. Un cadre structuré est essentiel pour évaluer chaque candidat de manière équitable et complète.
Les questions biaisées ou discriminantes
Certaines questions, même posées sans intention négative, peuvent être maladroites voire discriminantes et pénalisées par la loi. Pour ne commettre aucun impair, évitez les demandes liées à la vie privée, au physique, à l’état de santé, à l’origine, à la religion ou au genre. Ces sujets n’ont aucun lien avec les compétences professionnelles et pourraient engendrer un malentendu, voire une plainte du candidat. Par ailleurs, respecter les obligations légales et l’intimité de votre interlocuteur montre votre professionnalisme et contribue à donner une image positive de votre entreprise.
L’absence de retour clair au candidat
Laisser les candidats sans retour à l’issue de leur entretien renvoie une image négative et peut nuire à votre marque employeur. Pour éviter cela, veillez à informer chaque postulant des prochaines étapes à la fin de votre rencontre. Que vous envisagiez ou non de les retenir, traitez-les tous avec la même considération.
Indiquez-leur les délais de décision et les moyens de communication employés pour les informer (email ou téléphone). Cette démarche, en plus d’être appréciée des candidats, vous évitera de recevoir des relances avant la date butoir.
Enfin, même si sa candidature n’est pas retenue, ne laissez aucun candidat sans retour de votre part. Un refus bien formulé sera toujours plus apprécié qu’un silence qui en dit long. Il témoigne de votre respect pour chaque postulant et renforce l’image de marque de votre entreprise.
Comme nous venons de le voir, une bonne préparation et une organisation minutieuse sont essentielles pour mener un entretien d’embauche avec succès.
Définir précisément vos attentes, poser les bonnes questions et déléguer les tâches chronophages à votre assistante de direction sont de bons réflexes à avoir pour maximiser vos chances de trouver le candidat idéal.
Enfin, une rencontre bien menée, dans un cadre professionnel et bienveillant, renforce non seulement l’efficacité du recrutement, mais aussi votre image en tant qu’employeur et in fine, votre image de marque.
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