Soutien précieux dans le quotidien du chef d’entreprise, l’assistante de direction occupe une place centrale dans sa société.
Parfois cantonnée à ses fonctions de secrétariat, son champ d’intervention s’étend bien au-delà des tâches administratives et comptables.
Selon ses compétences et son expérience, ce.tte dernier.e peut aussi endosser le rôle stratégique de bras droit du dirigeant. Sa mission est alors d’épauler le chef d’entreprise dans ses fonctions, de soulager sa charge mentale, son emploi du temps, et bien plus encore.
Voyons plus en détail toute l’étendue de son action !
L’assistant.e de direction : un.e partenaire de confiance aux multiples casquettes
Véritable pilier pour l’entreprise, l’assistant.e de direction est essentiel.le au bon fonctionnement d’une organisation.
Grâce à sa polyvalence, elle ou il peut endosser différentes responsabilités telles que l’organisation du quotidien et la gestion des tâches administratives, la pré-comptabilité, le suivi commercial et la relation client, l’organisation d’événements, de déplacements, et même la communication.
Outre les tâches multiples qu’elle peut accomplir, l’assistante de direction est aussi une interlocutrice de confiance pour le chef d’entreprise, qu’elle comprend souvent bien plus que la plupart des autres collaborateurs.
En effet, cette dernière appréhende avec lucidité la réalité du CEO, ses problématiques et ses enjeux financiers. Par ailleurs, elle a une vision très claire de son quotidien, de ses habitudes, de sa vision et de ses priorités…
Cette parfaite connaissance du dirigeant lui permet de comprendre rapidement ses attentes, d’anticiper ses besoins et d’adopter une démarche proactive.
Dans certains cas, cette relation de confiance peut s’avérer bien plus fructueuse encore.
En effet, il est coutumié que l’assistant.e prenne une place stratégique, devenant non seulement un appui opérationnel, mais aussi un véritable partenaire dans la gestion de l’entreprise et la prise de décision.
Cette facette du métier a d’ailleurs été illustrée dans des films tels que Le Diable s’habille en Prada ou encore The Intern, où l’évolution des personnages d’assistant.e.s montre comment ces figures, en apparence “subalternes”, peuvent devenir des piliers essentiels pour leurs supérieurs.
Dans Le Diable s’habille en Prada par exemple, l’assistante Andy Sachs, jouée par Anne Hathaway, commence par exécuter des tâches assez basiques pour sa patronne (une rédactrice en chef tyrannique). Au fil du temps, Andy apprend à anticiper les besoins de cette dernière, à comprendre les subtilités de son rôle et à devenir indispensable. Elle devient ainsi une véritable alliée, capable de prendre des initiatives cruciales pour le succès de l’entreprise.
De même dans The Intern, le personnage de Ben Whittaker, interprété par Robert De Niro, incarne un assistant qui, malgré son statut de stagiaire et son âge avancé, devient un pilier pour sa patronne. Il l’aide non seulement dans les tâches du quotidien, mais aussi dans ses décisions stratégiques, lui apportant un vrai soutien moral et une précieuse prise de recul.
Ces films ont beau être des fictions, ils illustrent comment un.e assistant.e peut s’avérer bien plus qu’un simple exécutant et devenir un partenaire stratégique pour le dirigeant.
Quand l’assistant.e devient bras droit du dirigeant
Un rôle de conseiller et de partenaire stratégique
Outre ses fonctions classiques d’assistanat, l’assistante de direction peut aussi accompagner le CEO dans la mise en place et le suivi de sa stratégie d’entreprise.
De par sa connaissance des enjeux de la société, cette dernière peut s’avérer force de propositions, ouvrir son dirigeant à des perspectives nouvelles et l’aider à résoudre certaines de ses problématiques. Ainsi, elle ne se contente pas seulement de suivre des directives, mais peut aussi faire preuve d’initiative et lui apporter des idées et des **solutions innovantes.
C’est d’ailleurs ce que j’ai eu l’occasion de faire dernièrement pour l’une de mes clientes.
Cette dernière travaille avec de gros clients (avec un chiffre d’affaires dépassant les 10 000€ par mois) et développe en parallèle une clientèle beaucoup plus petite (pour un CA inférieur à 100€ par mois).
À son retour de congé, j’ai pris le temps de lui exposer ma vision et de lui expliquer en quoi ces petits clients représentaient une perte financière pour son entreprise. J’ai pu lui exposer que chacun d’entre eux nous demandait au minimum 2h par mois (entre son temps et le mien), sans compter l’investissement en matière première… Elle leur donnait littéralement de l’argent.
Après discussion, je lui ai proposé une nouvelle stratégie : confier ces petits comptes à l’un de ses plus gros clients avec qui nous entretenons une relation de confiance. Cette approche nous permet de tripler la quantité de matière achetée pour lui chaque mois, tout en ayant un interlocuteur unique. Interlocuteur avec qui nous avons de très bonnes relations et qui saura, sans l’ombre d’un doute, bien s’occuper de ces petites entreprises.
Finalement, le fait d’avoir un regard extérieur m’a permis de proposer une solution innovante avec, in fine, un impact positif sur la gestion des clients et l’efficacité de l’entreprise.
Une aide précieuse dans la prise de décision
Être chef d’entreprise nécessite de prendre des décisions en permanence, qu’elles soient stratégiques, financières, opérationnelles ou liées aux ressources humaines. Ces choix qui s’imposent sont souvent des sources de doutes, de pression et de stress, surtout lorsque les enjeux sont importants.
En effet, les répercussions de chaque décision peuvent affecter directement la croissance et la stabilité de l’entreprise, ce qui rend la tâche plus complexe encore.
Face à ces difficultés, l’assistant.e de direction peut s’avérer d’un réel soutien. De fait, grâce à sa capacité à analyser la situation de manière objective, elle ou il peut offrir un certain recul au dirigeant et l’aider à faire des choix plus éclairés.
En lui fournissant des données pertinentes et des éléments factuels à prendre en considération, l’assistant.e lui permet de se concentrer sur les aspects les plus importants sans être accablé par les détails.
En tant que bras droit du dirigeant, ce.tte dernier.ère peut aussi prendre certaines décisions en son absence pour éviter les blocages et pertes de temps et ainsi assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Cette autonomie et cette capacité décisionnelle est d’ailleurs ce qui différencie l’assistante de direction des secrétaires ou des assistantes administratives, qui se concentrent davantage sur l’exécution des tâches.
Un regard extérieur pour anticiper les défis et les opportunités
Parce que le dirigeant ne peut avoir les yeux partout ni être présent tout le temps, son bras droit est là pour lui offrir un œil extérieur, lui permettant de percevoir certains aspects qu’il aurait pu manquer ou ignorer.
Grâce à son rôle transverse et son contact régulier avec les collaborateurs, l’assistante de direction est plus à même de prendre le pouls des équipes et d’identifier les tensions naissantes ou les besoins non exprimés. Ainsi elle peut signaler au dirigeant les éventuels problèmes identifiés, que ce soit en interne ou avec les clients. À l’inverse, elle peut aussi lui faire part d’opportunités intéressantes à explorer, d’observations positives et d’axes de développement auxquels il n’aurait pas pensé.
Véritable passerelle entre la direction et ses équipes, elle contribue ainsi à éviter les malentendus ou frustrations et à favoriser le bien être et l’engagement collectif dans l’entreprise.
Au-delà de ces qualités d’observation et de médiation, le bras droit du dirigeant, bien qu’il soit proche du CEO, a aussi l’avantage de conserver une certaine distance émotionnelle quant aux enjeux stratégiques de l’entreprise. Ainsi, il peut facilement prendre de la hauteur et adopter un regard plus objectif sur certaines situations.
Par ailleurs, quand le dirigeant est pris dans l’urgence et le stress de ses obligations, l’assistante est en mesure d’anticiper les potentiels problèmes à venir et de lui remonter certains signaux faibles à surveiller. Ce recul est essentiel pour anticiper les risques avant qu’ils ne deviennent critiques.
Au-delà de la gestion quotidienne, l’assistant.e de direction peut également représenter un atout pour capter les tendances et innover. Grâce à sa curiosité et à sa veille stratégique, que ce soit vis-à-vis du marché, de la concurrence ou des innovations technologiques, elle ou il aide le dirigeant à être à l’affût des nouvelles opportunités et à rester compétitif.
In fine, ce fonctionnement main dans la main peut s’avérer très précieux pour garantir la stabilité et la pérennité de l’entreprise.
Un soutien moral et relationnel pour le chef d’entreprise
Être chef d’entreprise, c’est aussi traverser des moments de turbulences et d’incertitude où chaque jour relève du défi.
Avoir une assistante de direction à ses côtés peut faire toute la différence.
En tant que partenaire de confiance et de par sa vision à 360°, cette dernière saura volontiers faire preuve d’empathie et comprendre les problématiques et les pressions que peut rencontrer le CEO.
Une fois passée la période de prise de poste et d’adaptation, elle peut devenir un véritable pilier, en capacité de comprendre et d’anticiper les besoins.
L’une de ses autres missions en toile de fond est de venir rompre la fameuse “solitude du dirigeant” en lui permettant de se confier et de trouver un soutien moral dans les moments difficiles.
Elle peut notamment l’accompagner dans ses décisions, annoncer certaines prises de positions aux équipes et même, si besoin, accompagner le changement.
En tant que bras droit du dirigeant, elle peut, par exemple, être d’une aide précieuse lorsqu’il faut faire certains arbitrages délicats, mais positifs pour l’entreprise. Des décisions qui peuvent avoir de lourdes conséquences et ne pas être bien acceptées : recrutement d’une nouvelle équipe complète (pour doubler une équipe existante), gel des déplacements, annulation d’un événement important, perturbations momentanées dans le quotidien des collaborateurs (pour réaliser des entretiens et ateliers avec des consultants afin de travailler sur la vision de l’entreprise par exemple), etc.
Par ailleurs, l’assistante de direction peut aussi apporter son soutien dans les moments d’urgence et de stress pour aider le chef d’entreprise à garder la tête froide et à procéder méthodiquement sans céder à la panique.
Enfin, sa présence peut être bénéfique d’un point de vue managérial, pour renforcer le lien et fluidifier la communication avec les équipes (faire remonter les éventuels besoins, problématiques ou sources de tensions). Ce rôle fédérateur et ce relai d’empathie pour les collaborateurs ne peuvent qu’être bénéfiques pour tous en termes de qualité de vie au travail.
En conclusion, l’assistante de direction en tant que bras droit du dirigeant est un gage de sérénité et de confiance à tous les niveaux. Aussi, elle peut jouer un rôle clé dans le succès et à la pérennité de l’entreprise…
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