Recruter un nouveau collaborateur est une démarche fastidieuse qui demande du temps ainsi qu’une bonne préparation. Pour être efficace et vous assurer de trouver le bon profil, pas question d’improviser, au risque de devoir tout recommencer quelques mois plus tard…De la rédaction de votre annonce au recrutement final, chaque étape compte et doit être anticipée et organisée avec soin.Face à cette tâche fastidieuse, votre assistante de direction peut s’avérer d’un soutien précieux, aussi bien dans la phase amont, que lors de votre rencontre avec les candidats.Dans cet article, nous verrons les meilleures pratiques pour préparer puis mener un entretien d’embauche avec méthode et tout l’intérêt de déléguer pour gagner en efficacité. Les clés pour un entretien d’embauche réussi Définir avec précision le poste et le profil recherché Avant même de commencer à rédiger votre annonce, il est important de prendre un temps de réflexion pour déterminer avec précision les missions à accomplir et clarifier les compétences et qualités requises pour y parvenir. Vous pourrez alors rédiger une fiche de poste détaillée qui vous servira de base pour formaliser une annonce claire et attractive. Une fois votre offre d’emploi finalisée, vous devrez également veiller à choisir les canaux les plus pertinents pour la diffuser, c’est-à-dire les plus adaptés à votre secteur d’activité et au type de profil que vous souhaitez recruter (Linkedin, Welcome to the Jungle, France Travail, Indeed…). Ce n’est qu’après cette première phase et la réception des candidatures que vous pourrez passer à l’étape suivante de la préqualification. Préqualifier les candidats pour gagner du temps La préqualification est une étape essentielle, pour éviter les entretiens d’embauche inutiles avec des candidats ne remplissant pas les critères attendus. Chaque candidature reçue doit être passée au peigne fin pour évaluer l’adéquation du profil avec le poste à pourvoir. Pour cela, vous devrez vous appuyer sur une grille d’évaluation établie selon vos attentes en termes d’expérience, de formations, de compétences techniques, de softs skills, etc. Cette démarche vous permettra d’éliminer les candidatures qui ne cochent pas suffisamment de cases ou qui présentent des caractéristiques éliminatoires (manque d’expérience, absence de permis, langue étrangère non parlée, méconnaissance d’un outil essentiel…) Pour plus d’efficacité dans cette démarche, l’idéal est de compléter l’analyse des candidatures par un bref appel téléphonique lors duquel vous pourrez notamment demander au postulant : Quelles sont ses missions dans son poste actuel ou dans un emploi précédent si c’est plus pertinent ? Quelles sont les missions qu’elle ou il souhaite effectuer dans son futur poste ? Quelles sont ses prétentions salariales ? À partir de quand peut-il être disponible pour le nouveau poste ? Quels sont ses centres d’intérêt ? Quelle langue parle-t-il ? (si parler couramment une certaine langue a un intérêt pour le poste, vous pouvez également envisager de lui poser des questions dans la langue souhaitée) Quelles sont, selon lui ses soft skills ? (écoute, organisation, créativité, adaptabilité, curiosité, gestion du stress, empathie, vision stratégique, sens de l’initiative, etc.) Vous disposerez ainsi d’une base solide pour trier les candidatures et définir quels profils pourraient le mieux correspondre au poste. En plus de n’avoir que des entretiens avec des personnes réellement qualifiées, vous réduirez le temps passé sur chaque rencontre et pourrez vous concentrer sur l’essentiel. Préparer les questions et le déroulé de l’entretien Une fois votre liste de candidats établie vient le moment de préparer votre rencontre avec chacun d’entre eux. Pour vous assurer de mener un entretien d’embauche efficace et de ne rien oublier, prenez le temps d’identifier et de noter les questions essentielles en amont. Parcours de formation, diplômes, expériences précédentes, compétences spécifiques, motivations et intérêt pour le poste… Tous ces aspects doivent être inscrits sur votre feuille de route et passés en revue lors de l’entretien. Pour une vision plus concrète des compétences et du savoir-être du candidat, vous pouvez également préparer des scénarios de mise en situation fictive ou des études de cas en lien avec le poste. Cela vous permettra d’évaluer en temps réel l’attitude du postulant face à un problème à résoudre ou une prise de décision. Attention, vous devrez veiller à poser ces mêmes questions à l’ensemble des candidats. Vous en tenir à votre feuille de route est indispensable pour comparer les profils selon les mêmes critères. Cela vous évitera d’acter votre décision sur la base des seuls softs skills ou d’une première impression parfois trompeuse. L’assistante de direction, une aide précieuse dans la préparation de votre entretien Si votre présence est importante au moment de mener les entretiens d’embauche, vous pouvez vous appuyer sur votre assistante pour gérer en autonomie toute la phase de préparation. Cette dernière peut se charger du tri et de la réception des documents nécessaires (CV, lettres de motivation…), puis de la pré-qualification des candidats selon une grille de critères essentiels définie avec vous. Elle pourra également s’entretenir avec eux par téléphone, afin de leur poser les questions complémentaires évoquées plus tôt. Par ailleurs, elle ou il sera d’un précieux soutien pour gérer toute la coordination logistique : réservation de salles, planification des créneaux, rappel des rendez-vous, etc. Enfin, votre assistante de direction peut également vous aider dans la rédaction de votre feuille de route afin de mener plus facilement vos entretiens d’embauche. Celle-ci vous servira de fil conducteur, de manière à ce que vous posiez toujours les mêmes questions lors des rendez-vous. Comment mener un entretien d’embauche de façon structurée Accueillir le candidat et le mettre en confiance L’accueil du candidat est un moment important pour le mettre à l’aise et fluidifier la suite de l’échange. À cet effet, soyez chaleureux et professionnel : présentez-vous avec le sourire et prenez quelques instants pour détendre l’atmosphère avec un rapide échange informel. Après avoir brièvement présenté votre entreprise, vous pourrez annoncer le déroulé de l’entrevue pour que le candidat sache à quoi s’attendre et l’aborde avec moins d’appréhension. Assurez-vous également de mener l’entretien dans un lieu calme et faites en sorte de ne pas être interrompus pendant toute la durée du rendez-vous (appel client, question d’un collaborateur…).